Hoy me voy a poner un poquito técnico. Y ya aviso, vamos a hablar de números, pero nada de salir pitando, que ya me conozco esa fobia que muchos emprendedores y autónomos le tienen a los números.
Antes de empezar dime, ¿sabes si el coste de tus productos o servicios es competitivo? ¿Conoces en qué estás invirtiendo tus recursos?.
O incluso, ¿sabes cuánto ganas con cada uno de tus productos o servicios?
Estas preguntas nos ayudan a entrar en materia y hablar de la contabilidad de costes para pymes y freelance.
Es posible que no hayas oído hablar de esto, o creas que solo la usan las grandes empresas. Pero la verdad es que esta herramienta contable se adapta a cualquier tipo de negocio y ofrece muchas ventajas.
Debe formar parte de las finanzas de los emprendedores así que veamos en qué consiste la contabilidad de costes, sus beneficios y dos ejemplos prácticos para que empieces a utilizarla desde ya.
¿Qué Vamos a Ver?
Para qué sirve la contabilidad de costes de una pyme
La contabilidad de costes sirve para conocer cuánto ganas o pierdes con cada producto, servicio, proyecto o línea de actividad de tu negocio.
Nos va a ayudar a planificar y controlar muy bien los recursos de que disponemos y el uso que les damos, para asegurar la rentabilidad.
Por lo general, cuando empezamos nuestro negocio, no solemos prestar mucha atención a crear proyecciones sobre costes, gastos o rendimiento.
Como mucho, preparemos un plan de negocio económico y financiero. Pero no profundizamos, es normal, todavía no es el momento porque trabajamos con proyecciones y no con datos reales.
Y las proyecciones fallan más que una escopeta de feria, porque se basan en hipótesis y proyecciones de ventas que rara vez se cumplen. Es lo normal.
Ayudan y conviene hacerlas, nos dan una primera orientación, pero estamos en lo que yo llamo la fase de números gruesos.
No pasa nada, en ese momento estamos ocupados intentando encontrar los primeros clientes y vender, esa tiene que ser la prioridad, conseguir nuestras primeras ventas.
Cuándo toca afinar para conocer la rentabilidad real de tu negocio
Cuando ya llevas un tiempo funcionando y tu actividad se ha asentado, cuando ya has evolucionado en tu curva de aprendizaje y estás en velocidad de crucero, entonces es el momento de afinar.
Da igual que tengas una pyme o seas freelance, necesitas detectar y medir todas las actividades y recursos que intervienen a la hora de producir tus productos o servicios, analizar a fondo esa información y a partir de ahí, tomar decisiones y marcarte objetivos.
Es la fase de los números finos.
De esta forma estarás sentando unas bases sólidas para que tu negocio tenga unas finanzas sanas y crezca.
Qué es la contabilidad de costes
La contabilidad de costes es una rama de la contabilidad que se centra en el estudio de los costes de la empresa para ser capaz de planificar, gestionar y tomar mejores decisiones.
Una buena contabilidad de costes debería abarcar los siguientes puntos:
- Planificar los costes de producción de la empresa.
- Definir los recursos o presupuestos necesarios para llevar a cabo las actividades del negocio.
- Facilitar el análisis de los costes e ingresos, así como las aportaciones de otras áreas para fijar las pérdidas o ganancias.
- Establecer el coste unitario del producto o servicio.
- Identificar los costes directos e indirectos del proceso, para calcular el margen de beneficio real.
- Registrar y clasificar las salidas de recursos financieros a medida que se van realizando.
- Reclasificar las salidas de dinero en el proceso respectivo.
La contabilidad de costes en pymes y emprendedores
La contabilidad de costes en pymes y freelance no es un proceso obligatorio, pero resulta extremadamente útil para planificar la gestión económica, definir objetivos y generar estrategias que permitan asegurar la rentabilidad y la continuidad del negocio.
Al analizar los costes de un negocios podemos diferenciar fundamentalmente 2 tipos de costes:
a) Costes directamente imputables a una línea de negocio: por ejemplo, los sueldos del personal que trabaja en exclusiva para esa línea en concreto.
Pero también pueden ser materiales y costes de fabricación, costes de prestación del servicio o costes específicos de marketing, por ejemplo, un evento para vender un servicio concreto.
b) Costes de estructura: también llamados costes generales: se trata de costes que dan soporte a todas las líneas de negocio. Por ejemplo el alquiler, la web, el coste del departamento de administración, la gerencia o la community manager.
¿Y cómo se reparten estos costes de estructura entres las distintas líneas de negocio?. Hay varias formas de hacerlo, lo más normal y sencillo es repartirlos proporcionalmente a la facturación que aporta cada línea de negocio.
La dificultad de asignar el tiempo dedicado por el equipo ( y por el emprendedor)
En una pyme, resulta más fácil porque nos basamos en los salarios y en el tiempo que dedica cada persona asignada a un departamento (administración, marketing, ventas, dirección y producción).
La cosa se complica cuando un trabajador realiza tareas de dos áreas diferentes, será necesario medir o estimar su tiempo de dedicación en cada una y calcular su salario proporcionalmente.
Ahí está la clave, tener algún sistema de gestión del tiempo para medir o al menos estimar el tiempo dedicado por cada persona del equipo a cada línea de actividad, como por ejemplo Toggl.
En el caso de un freelance no se suele hacer contabilidad de costes. Pero si quieres conocer verdaderamente tu rentabilidad, también es necesario que midas el tiempo que dedicas a distintas tareas y proyectos.
Diferenciando aquellas que son imputables directamente a un cliente (cliente A) o línea de negocio (ejemplo, desarrollo web), de aquellas otras que son costes de estructura: como dirección, administración y marketing-branding –que se suelen repartir proporcionalmente al volumen de facturación–.
Como hemos visto, en los costes de un proyecto o de una línea de negocio, también hay que tener en cuenta el tiempo que dedicas a presupuestación y venta o a campañas de marketing o publicidad online específicas.
Por último, ten en cuenta que cada negocio es diferente y requiere un análisis propio.
Ejemplos de aplicación de la contabilidad de costes para freelance
Vamos a ver 2 ejemplos:
1– Freelance con 100% de dedicación mensual (presupuesto)
Consideremos, por ejemplo, el caso de Juan, un desarrollador al que le han solicitado un presupuesto para la creación de un sitio web de una multinacional.
Le piden que lo tenga listo en un mes y que trabaje directamente en las instalaciones de la compañía 10 horas a la semana.
En este caso la contabilidad de costes nos va a ayudar a preparar el presupuesto.
Para que Juan pueda realizar su cálculo debe tener presente, no solo sus horas de trabajo, sino los gastos derivados de él. Algunos de ellos son:
- Alimentación (menú en la cafetería de la empresa cliente)
- Pago a la seguridad social
- Software
- Contratación de un diseñador web
- Transporte
Ahora que Juan tiene las actividades que le permitirán hacer el sitio web para el cliente, es momento de otorgarle un valor a cada ítem.
En total nos da 1440 € al mes. Es decir, que ese el coste neto de los servicios que presta Juan. Ahora, tiene que sumar su mano de obra, pongamos 2.500 €.
Lo que nos da un total de, 3940 €. A este valor, debemos añadir el margen comercial, que para el caso de Juan, sería el 30%. De tal forma, que al mes, Juan debe facturar, 5122 € por el desarrollo del sitio web para su cliente.
Hay que tener en cuenta que en este ejemplo, Juan no tendría ese mes tiempo para dedicarse a tareas de estructura como las de marketing y ventas ya que su cliente le absorbería 100%. Y eso no es bueno.
2- Rentabilidad de un freelance que dedica el 60% del tiempo a 3 líneas de negocio
El siguiente mes Juan recupera su actividad habitual, que es la creación de webs y embudos para pequeños emprendedores, autónomos y comercios.
Algunos clientes le encargan webs nuevas, otros ayuda en lanzamientos o packs de horas de mantenimiento y algunos las tres cosas.
Juan teletrabaja como nómada digital desde distintos lugares de Asia por los que está viajando.
Como costes de estructura realmente solo tiene 1000 euros anuales que paga en varias licencias de software y el hosting de su web. y 3.500 euros de cuota de autónomos.
A final de año, los datos que obtiene son:
a) Facturación:
- Webs: 15.000 €
- Embudos: 15.000 €
- Mantenimiento: 8.000 €
b) Tiempo dedicado:
- Webs: 30%
- Embudos: 20%
- Mantenimiento: 10%
- Tareas de estructura (marketing y administración): 40%
Y de ahí se pueden extraer datos de rentabilidad:
c) Márgenes por línea de negocio:
Vamos a calcular el margen comercial sobre el precio de venta. A mi me gusta más sobre el precio, aunque también se puede calcular el margen sobre el coste.
Aplicamos la siguiente fórmula:
En este caso el coste a repercutir lo representan los costes de estructura.
Para conocer los márgenes por línea de actividad tenemos que extraer el % del total de tiempo facturable de cada una de las 3 líneas de negocio: webs (50%), embudos (33,3%) y mantenimiento (16,7%).
Y ahora ya podemos conocer el margen de ganancia para cada línea de actividad:
- Webs: Ventas (15.000 €) – 50% costes estructura (2.250 €) – 50% del tiempo de tareas de estructura (6.700 €) = 6.050 € / 15.000 € –> Margen del 40,3%
- Embudos: Ventas (15.000 €) – 33,3% costes estructura (1.500 €) – 33,3% del tiempo de tareas de estructura (4.467 €) = 9.033 € / 15.000 € –> Margen del 60,2%
- Mantenimiento: Ventas (8.000 €) – 10% del tiempo (3.350 €) – 16,7% costes estructura (750 €) + 16,7% del tiempo de tareas de estructura (2.233 €) = 1.660,7 € / 15.000 € –> Margen del 62,7%
Como se puede apreciar, las líneas de embudos y mantenimiento son más rentables y hay que potenciarlas. Aunque bien es cierto que la vía de entrada suele ser la creación de una web, por lo que es una línea de actividad estratégica a pesar de su menor rentabilidad.
De tal forma, que para el caso de un freelance, no es obligatorio un presupuesto, pero tener en cuenta el tiempo y coste de cada actividad que va a realizar en un determinado proyecto permite conocer su margen de rentabilidad basado en datos reales.
Así, podrá optimizar mejor sus recursos y mantener un servicio de calidad.
También es muy interesante calcular el coste de adquisición de un cliente (CAC).
Y si quieres ampliar información, te recomiendo este otro artículo en el que analizo cómo saber si mi negocio es rentable.
