Cómo saber si mi negocio es rentable

Se acerca el fin de año y toca hacer balance. Es el momento de preguntarse qué tal ha ido el negocio. Hay muchas maneras de evaluar, pero si empezáramos por la base, la primera pregunta que habría que hacerse es: ¿mi negocio es rentable?.

Porque si no aspiras a ganar dinero con lo que haces, o al menos a conseguir vivir de tu actividad, tu negocio no es un negocio. A lo mejor tienes una ONG o un hobby, que están muy bien pero son otra cosa.

Una vez tu actividad es rentable, ya se puede hablar de la gestión del tiempo, de la satisfacción de los clientes, de tu aportación a la comunidad o tu sector, pero lo primero para poder mantenerse y seguir a flote es, sencillamente, ganar pasta. No te estoy hablando de dinerales, aunque sí lo suficiente para seguir adelante.

Y como eso es lo primero, empecemos por ahí. Vamos a sacar números para analizar si tu negocio es o no rentable. Como es habitual, empezamos con un poquito de teoría y luego vamos con un ejemplo práctico para que puedas aplicarlo fácilmente.

Cómo saber si mi negocio es rentable: 4 claves

Para analizar la rentabilidad del negocio hay que tener muy claro estos cuatro aspectos – y ponerlos en práctica–. 

Rentabilidad económica: ingresos menos gastos

Calcula la diferencia entre lo que vendes y lo que gastas. Sencillo, ¿verdad?.

Una tabla de Excel, papel y bolígrafo o un software de contabilidad, lo que tú quieras, pero apunta todos tus ingresos (todas las facturas que has emitido) y todos tus gastos del año (desde servicios hasta impuestos). ¿El resultado es positivo? Es el dinero que has ganado durante ese período de tiempo. Como ves es un cálculo muy sencillo.

Cuidado, si haces inversiones que te van a durar varios años (ordenador, vehículo, arreglar un local u oficina, etc.), la cosa se complica un poquito. Porque deberás incluir como coste solo la amortización de esos bienes, que es la depreciación anual.

Con un ejemplo lo ves claro: un ordenador se amortiza en 4 años, si has invertido 1.000 euros sólo deberás contar como gasto 250 euros cada uno de esos cuatro años.

Liquidez: cobros y pagos

Vamos a ampliar un poco la perspectiva de la rentabilidad que acabamos de calcular. A la hora de hacer tu tabla de ingresos y gastos hay que tener en cuenta un aspecto fundamental. Y es que sobre el papel puede parecer todo estupendo y cuadrar a la perfección y en la práctica vas a tu cuenta bancaria y ¡sorpresa! No hay dinero.

¿Cómo es posible? Al preguntarse cómo saber si mi negocio es rentable, también hay que analizar la liquidez, es decir, el dinero disponible que tenemos.

En el día a día, esto es lo que miramos primero: cuánta pasta hay en la cuenta del banco. Muchos emprendedores casi se rigen exclusivamente por esto.

Pero ¡oh sorpresa!, puede que tengas la cuenta del banco en números rojos y sin embargo la contabilidad diga que estás ganando dinero. ¿Cómo es posible?.

Porque los ingresos y los cobros por un lado, y los gastos y los pagos por otro, se diferencian por la temporalidad de la acción. Al emitir o recibir una factura te puedes apuntar un ingreso o un gasto, pero no será hasta que recibas o envíes el dinero cuando se hará efectivo y por lo tanto se convertirá en cobro o pago.

Al igual que haces el cálculo del beneficio del negocio (ingreso-gasto), también tienes que tener en cuenta la liquidez (cobros-pagos). Porque no todos los clientes ni proveedores pagan y cobran al momento. Y a veces facturas y te encuentras luego con devoluciones o morosos.

Las inversiones que hagas también influyen en tu liquidez. Como hemos visto, las inversiones se van a repartir como gasto en tu contabilidad a lo largo de varios años. Así que si has tenido que invertir bastante, por ejemplo al principio del negocio, tu liquidez bajará más deprisa que tu rentabilidad.

¿Dónde está tu sueldo? ¿vives de tu negocio?

Sí, sí, el pago fijo mensual por tu trabajo, ¿dónde está?.

Si estás pasando esta pregunta de puntillas, no te preocupes. No eres el primero ni el último freelance (o socio de una pequeña SL) que se olvida de pagarse un sueldo fijo y simplemente se lleva, cuando puede, los restos o migajas que le deja el negocio.

Craso error. Porque tú como emprendedor tienes un doble papel, el de trabajador y el de empresario y por el primero se cobra un sueldo.

Tu negocio o actividad de verdad será rentable cuando te permita cobrar el sueldo mínimo que necesitas para vivir.

Y mejor si es un poco más, el objetivo de sueldo que te marcas para estar realmente feliz. Además debe permitirte pagar la cuota completa de autónomos (286 euros) y no solo la tarifa plana de 60 euros.

Así que, aunque de momento no puedas pagarte un sueldo, algo habitual cuando empiezas, deja constancia de ello. Tu sueldo forma parte de los gastos de tu empresa (aunque solo seas una persona). Porque para crecer y consolidar hay que empezar a pensar como los grandes.

De dónde sale la rentabilidad

Llegados hasta aquí ya hemos avanzado mucho. Como sabes que tu negocio es rentable, ¿lo dejamos aquí?. No, sigamos un poquito más. Queda un tema vital si te interesa que tu marca siga desarrollándose.

Mi propuesta es que hagas el mismo ejercicio de calcular el beneficio y la liquidez para las diferentes líneas o servicios que ofreces.

De esta manera podrás detectar, de todo el trabajo que realizas, cuál es más beneficioso analizando los costes específicos de cada uno de ellos y después repercutiendo el coste general de manera proporcional.

Y te explico por qué. No solo te ayudará a ver mejor qué está pasando, sino que te obligará a calcular tu tiempo y a ser consciente de la gestión y dedicación a cada una de las tareas, que al final, si lo piensas, es tu principal coste. Puedes ampliar información en este otro post cobre cómo calcular el margen comercial.

También es muy recomendable que analices el coste que te supone captar a cada cliente. Para hay una métrica muy útil, el coste de adquisición del cliente (CAC), que conviene conocer para canal de comercialización que utilices. En este otro post puedes aprender cómo calcular el CAC.

Ejemplo: cómo saber si mi negocio es rentable

Vayamos a por un ejemplo concreto para ilustrar todo lo que te estoy contando.

Pongamos el caso de Juan Contador, un consultor de empresas. Está cerrando el año y decide hacer cuentas. Ya no se pregunta solo cómo saber si mi negocio es rentable, sino cuánto y cómo podría serlo aún más. Para ello, hace los siguientes cálculos:

Rentabilidad

Ingresos anuales: 80.500 €

Gastos: 36.600 € donde:

         Sueldo: 1.500 €/mes = 18.000 €

         Gastos fijos (cuota autónomo, asesoría, asistente virtual, etc): 850 € / mes = 10.200 €

         Gastos variables (proveedores, viajes, formaciones, gastos varios)=700 €/ mes = 8.400 €

Beneficio bruto en el ejercicio de 2021: 43 900 €

A priori el negocio de nuestro consultor parece bastante rentable, 18.000 € de sueldo y un beneficio de 43.900€ al año que podrá elegir entre reinvertir en el negocio o llevarse también a casa, en la proporción que decida. Sigamos indagando.

Liquidez

Cobros: 60.800 €

Pagos: 35.000 €

Superávit: 25.800 €

Muchos de los clientes, al tratarse de grandes empresas tienen una política de pagos de 90 días, por lo que prácticamente un tercio de los ingresos todavía no los ha recibido. Aun así, sigue teniendo más de 25.000 € disponibles en su cuenta al finalizar el año.

Es conveniente planificar bien tu política de aplazamientos de pago para evitar problemas de liquidez cobrando lo más posible por anticipado sin que repercuta negativamente en tus ventas.

Sueldo

No nos olvidamos del sueldo de Juan, que está incluido en el gasto anual de 36 400 € (1.500 € /mes). Con esto se garantiza la tranquilidad de poder afrontar su alquiler y los gastos familiares indispensables.

Además como el año ha ido muy bien, Juan decide dedicar otros 18.000 euros del beneficio y doblar así su sueldo anual, lo que le permite pagar unas buenas vacaciones y que su familia viva holgada.

Desglose del beneficio

Nuestro consultor tiene dos áreas de trabajo específicas, formaciones en empresas y consultorías. El beneficio que le ofrece la formación de empresas es el siguiente:

Ingresos: 30.500 €

Gastos: 21.300 € donde

         Sueldo: 750 €/mes = 9.000€

         Gastos fijos (cuota autónomo, asesoría, asistente virtual) : 425 € / mes = 5.100 €

         Gastos variables (proveedores, viajes, formaciones, gastos varios)=600 €/ mes =7.200

Beneficio bruto en el ejercicio de 2021 en servicios de formación: 9.200 € 

Por lo tanto de los 43 900 € de beneficio, menos de un 25 % corresponde a la formación. Primero porque la facturación es más baja y segundo porque conlleva más gastos variables (desplazamientos y viajes).

A este profesional le sale más rentable realizar consultorías a empresas que dar formación, aunque en su caso pudiera ser que le resulte interesante mantener este servicio por otras razones como diversificación, autoridad, contactos, estabilidad, etc.

¿Cómo saber si mi negocio es rentable? Empieza por hacer tuyo este ejemplo y las primeras cifras te anunciarán dónde tienes que poner la atención. Es sabido que muchos freelances temen las finanzas y entiendo que no quieras enfrentarte a cálculos complejos, pero no me negarás que es sencilla la cosa. Solo hay que utilizar las fórmulas más básicas y te dará la voz de alerta con poco margen de error.

¿Te queda alguna duda sobre tu margen de beneficio o la liquidez? Cuéntame en comentarios y lo resolvemos juntos.