Hoy vamos a ver uno de los temas más básicos en las finanzas de todo emprendedor, la diferencia entre costes variables y fijos. Y lo vamos a hacer con una lista práctica de ejemplos de costes variables y fijos.
Cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, tiene que hacer frente a costes para poder llevar a cabo su actividad.
Si te mueves en el mundillo digital, no te escapas, pues da igual si importas fundas para móviles y las vendes a través de una tienda online, o si ofreces servicios de consultoría personalizados.
Siempre hay costes asociados sin los cuales sería imposible hacer lo que haces.
Y se dividen en costes fijos y costes variables. Diferenciar estos dos elementos es clave para que puedas llevar una buena gestión financiera y tu contabilidad de costes, algo que siempre trabajamos en nuestro programa de mentoring de emprededores.
De no tenerlo claro, tus números pueden convertirse en un auténtico quebradero de cabeza y llegarás a fin de mes con estrés y haciendo malabares.
Entramos en materia.
¿Qué Vamos a Ver?
Qué son los costes fijos
Los costes fijos son aquellos gastos periódicos, que tienes que pagar cada mes y de los que no puedes prescindir, pues resultan indispensables para que tu negocio funcione.
No son necesariamente proporcionales a los beneficios netos ni a los resultados que hayas obtenido y tendrás que pagarlos sí o sí.
El importe de los costes fijos no cambia o varía muy poco de un periodo a otro.
Esto significa que el presupuesto mensual de costes fijos que establezcas no sufrirá demasiadas variaciones y puede servirte de base para organizar tus finanzas.
5 ejemplos de costes fijos
Pongamos por caso que tienes una pyme de consultoría de comunicación con un local físico o un espacio en un coworking. En este caso, algunos ejemplos de tus costes fijos serían:
- Alquiler del local / coworking: lo más probable es que tengas un contrato de al menos seis meses, por lo que podrás planificarte asumiendo la renta como algo que no va a cambiar en dicho periodo de tiempo.
- Salarios y seguridad social del equipo fijo (incluido el tuyo): exceptuando recortes de personal o nuevas contrataciones, debes pagar a tus colaboradores y demás empleados para que tu negocio marche tal y como viene haciendo hasta ahora. Sus salarios (y el tuyo) son un coste fijo, pues igual que sucede con el alquiler, no esperas que estos importes varíen salvo situaciones extraordinarias.
- Suministros: tu empresa necesita electricidad, agua, internet y gas para poder funcionar en el local. Los suministros entrarían entre tus costes fijos, porque, aunque puede variar ligeramente, ya sabes más o menos cuánto gastas al mes, y por supuesto no es algo de lo que puedas prescindir.
- Impuestos y seguros: como es lógico, tu pyme de consultoría debe hacer frente a las obligaciones fiscales y de seguridad básicas. Tendrás que pagar impuestos, la gestión de responsabilidad de riesgos laborales, cuotas de autónomos y de los trabajadores a la seguridad social y quizás pólizas de seguros. Dejar de asumir estos gastos no es una opción.
- Softwares y licencias: el sistema operativo y los programas y aplicaciones contables, de organización, marketing y gestión que tienes en tus ordenadores son indispensables para tus actividades diarias y no sufren grandes variaciones. Por lo tanto, son también un ejemplo de coste fijo.
Qué son los costes variables
Como dice su nombre, los costes variables son aquellos gastos de tu negocio que van cambiando a lo largo del tiempo.
Estos cambios suelen estar relacionados con la actividad y el nivel de producción que tenga la empresa en cada momento.
Aunque no siempre es una regla de tres, generalmente, cuánto más vendas, más costes variables tendrás.
Esa es su gran ventaja respecto a los costes fijos, solo ocurren si hay ventas.
Ahora bien, es importante que no confundas la palabra variable con opcional. Que los costes cambien no significa que sean prescindibles, ya que pueden ser igual de importantes para el funcionamiento del negocio.
5 ejemplos de costes variables en consultoría
Seguimos con el ejemplo de una pequeña empresa de consultoría de comunicación en el centro de tu ciudad. Ahora, algunos ejemplos de costes variables serían:
- Comisiones: imagina esos bonos extras que haces a tus agentes de ventas por captar nuevos clientes. Puede ser una comisión fija, por ejemplo del 25% de cada factura, o con distintos porcentajes de comisión en función de los objetivos de ventas alcanzados. En cualquier caso es un coste que puede ser agradable de pagar, ya que cuantas más comisiones, más ventas habrás conseguido. Por cierto, las comisiones bancarias muchas veces también son variables.
- Servicios externos variables: cada mes contratas autónomos freelance para ocuparse de aspectos puntuales como un cambio de diseño web o picos de trabajo. Varía según el flujo de tareas y clientes que tengas en cada momento.
- Combustible: la dinámica del negocio implica que vayas a eventos y reuniones para hacer networking, y visites clientes y perfiles interesados para cerrar acuerdos. El gasto en repostaje entra como un coste variable, pues aunque lo haces cada mes, la frecuencia varía de forma notable. Incluso hay meses en los que no te gastas nada.
- Reparaciones y mantenimiento: aquí hablamos tanto de los equipos informáticos como de las instalaciones del local, que son susceptibles de desgaste o daños y pueden requerir intervenciones para mantener y extender su vida útil.
- Material de oficina: entran en esta categoría porque el uso y la periodicidad en la reposición no son fijos.
4 ejemplos de costes variables en fabricación, comercio y hostelería
En estos sectores tradicionales es dónde los costes variables suelen tener más peso e incidencia. Algunos ejemplos de costes variables es estos sectores son:
- Materiales y materias primas: si te dedicas a la fabricación o la artesanía, los materiales que necesitas son uno de tus principales costes variables. Lo mismo ocurre en un restaurante o en un bar, la cantidad de productos que utilizas para cocinar varía en función del número de comensales, es normal que «el género» suponga al menos el 30% de las ventas.
- Consumo de mercancía y repuestos: en comercios y empresas de distribución e instalación de maquinaria el coste del stock que vas entregando al cliente también es variable. Y en casos extremos puede llegar a suponer hasta el 75% de las ventas.
- Consumo de energía: con los precios de la luz y el gas por las nubes este coste es más variable que nunca. Estamos viendo como el coste energético de fábricas, restaurantes o incluso peluquerías se ha disparado. Obviamente, un restaurante o una peluquería casi vacíos tendrán un coste mucho menor.
- Costes de logística y embalaje: por ejemplo en una tienda online o ecommerce. Son costes que solo existen si tienes clientes.
El coste variable unitario
Esta métrica financiera nos indica qué coste variable implica cada producto.
Para calcularlo, dividimos el total de costes variables entre el número de unidades producidas.
O de unidades vendidas en el ejemplo de la consultoría, para el que imaginemos que tenemos en octubre:
- 3 trabajos de consultoría realizados
- 2200 € de comisiones comerciales
- 250 € de combustible por desplazamientos a reuniones presenciales con clientes
- 1500 € de colaboraciones freelance necesarias
El coste variable unitario es: (2200 + 250 +1500) / 3 = 3950 / 3 = 1317 euros
Cómo calcular el punto de equilibrio o break even
Conocer tus costes variables y fijos te ayudará a calcular el punto de equilibrio o «break even» que es el número de unidades que necesitas vender para cubrir todos tus costes.
En la consultoría que hemos puesto de ejemplo, suponemos que el total de costes fijos son 8.000 euros, el coste variable unitario 1.200 y el precio medio de venta son 4.000 euros.
Como se refleja en el siguiente gráfico, será necesario vender 3 proyectos de consultoría y facturar 12.000 euros al mes para cubrir costes.
Comprender las diferencias entre costes fijos y costes variables debe ser una prioridad para gestionar las finanzas de tu negocio.
No solo podrás elaborar presupuestos acordes con tu realidad, sino que tendrás la tranquilidad de saber que tus salidas de dinero recurrentes están bien establecidas.
Y te ayudará a calcular el margen de tu negocio, el CAC o coste de adquisición de tu negocio y, en definitiva, saber si tu negocio es rentable.
Ahora es tu turno de contarme: ¿has definido cuáles son tus costes fijos y variables?.
Si necesitas ayuda con esto, yo puedo echarte una mano para identificarlos y poner tus números y finanzas en orden, es uno de los temas que trabajamos en casi todas las mentorías y en todos los planes estratégicos, podemos elaborar uno a tu medida.
