¿Por qué se nos da tan mal calcular el tiempo? (y qué hacer al respecto)

¿Has escuchado hablar de la falacia de la planificación?. Tiene mucho que ver con lo mal que se nos da calcular el tiempo de dedicación en la gestión de proyectos y tareas.

Porque, ¿Quién no mete la pata cuándo hace sus estimaciones del tiempo que le va a llevar una tarea?, A todos nos pasa, en lo profesional, pero también con las tareas de casa.

Ejemplos de malas estimaciones de tiempo en tareas y proyectos

Te cuento varios ejemplos. El año pasado hice hasta 7 webinars diferentes. En cada uno de ellos pensaba que iba a mejorar e iba a tardar en prepararlo todo mucho menos que en el anterior.  Pero qué va,  en casi todos acabé contrarreloj y un poco estresado. Y tardaba más o menos igual.

Así que en el último me dije, esta vez no me vuelve a pasar. Y lo que ocurrió fue empecé antes, lo preparé mejor, con más calma, ¡pero tardé un 50% más que en los anteriores!. Eso sí, por lo menos salió mejor y dio mejores resultados.

¿Y en casa? Lo último que compré por internet en IKEA fueron unos caballetes para sustituir a unos que están viejos. El paquete llegó  y bueno, ahí siguen, en su caja.  ¡Por no hablarte de lo que tardé en pseudo-arreglar la lámpara de fluorescentes de la cocina (todo tipo de imprevistos)!.

No es por sacudirme las culpas, pero caí de lleno en la falacia de la planificación.

En la vida personal, la mala previsión solo te hace girar la vista al pasar por delante de lámpara de la cocina a medio montar.

En el plano profesional, la gravedad aumenta, ya que la mala gestión del tiempo puede provocar la pérdida de clientes, horas extra de trabajo y el agotamiento de tu equipo. Es más, según el informe “Pulse of the profession”, el 25% de los proyectos fallidos se debe a la mala previsión de los plazos.

Qué es la falacia de la planificación

La falacia de la planificación es un término acuñado por Daniel Kahneman y Amos Tversky. Define un exceso de optimismo en el momento de prever el tiempo dedicado a una tarea, lo que implica que nos quedamos cortos y necesitamos tiempo extra para terminarla.

Este error de estimación se debe a varias razones. La primera es que no usamos referencias reales para calcular lo que nos costará realizar la tarea. Pensamos que lo que sucederá en el futuro saldrá mejor que lo del pasado. O lo que es lo mismo, estamos convencidos de que siempre tardamos en hacer algo menos de lo que cuesta.

Cuando vuelva a organizar un webinar, pensaría que como ya sé como funcionan la plataforma y la preparación, tardaré mucho menos (cualquiera que haga webinars regularmente sabe que echas como mínimo una tarde entera si todo va bien, tengas la práctica que tengas).

Por otro lado, está el hecho de que no tenemos en cuenta las posibles complicaciones que pueden ocurrir. Al hacer mis cálculos y estimaciones, no preví el retraso por las últimas actualizaciones de la plataforma que utilizo y las pruebas consiguientes.

¿Podemos evitar el sesgo optimista al estimar el tiempo?

Algunos neurocientíficos sostienen que el optimismo puede estar programado por la evolución en el cerebro humano. Por lo que es probable que no sea del todo posible evitar el sesgo.

No obstante, esto no quiere decir que no se pueda hacer nada para mejorar las estimaciones que hacemos sobre la gestión de tareas. Para ello, es necesario dejar de calcular de manera intuitiva el tiempo y poner en práctica técnicas específicas para tener cálculos más realistas. Repasemos algunas de las más recomendadas.

6 Técnicas para calcular mejor el tiempo en tus proyectos

Vamos a ver 6 técnicas que te ayudarán a planificar mejor tu tiempo y el de tu equipo. Si las vas incorporando en tu día a día acabaran por convertirse en hábitos que te harán una mejora persona emprendedora.

Y si trabajas con un manual de procedimientos en tu empresa, te ayudará a afinar las estimaciones de las tareas a realizar, por ti y por tu equipo.

1. Usa el histórico y los antecedentes

Mira hacia atrás y pregúntate, cuánto tardaste la última vez en hacer una tarea similar. Si, pongamos el caso, tienes que hacer una auditoría de un negocio, ¿cuánto tiempo te tomó recoger toda la información, hacer la auditoría, redactar el informe y exponerlo al cliente?

Está claro que para ello tienes que tener información. Adoptar programas de seguimiento del tiempo puede ser una excelente alternativa. En este artículo encontrarás algunas herramientas de gestión del tiempo que te pueden ser de gran ayuda.

Referirse a ejemplos pasados no garantiza un cálculo ajustado, pero sí encauza y evita desviarse por completo.

2. Deja que otra persona calcule tu timing

Los investigadores descubrieron que mientras que se nos da muy mal prever el tiempo para nuestros proyectos, somos bastante buenos planificando los plazos de los demás. El pragmatismo y la precaución saltan a la vista cuando dejas de calcular tu propio tiempo para hacer estimaciones sobre el de tu compañero.

Pídele a un colaborador, un miembro del equipo o una persona cercana que valore la tarea que tú vas a realizar.

3. Aprovecha la hora del día donde estás más “negativo”

Todas las personas tenemos momentos donde contamos con más energía y otros donde nos cuesta más concentrarse y sentimos mayor cansancio. Es lo conocido como personas búho o personas alondra, o dicho de otra forma, noctámbulos y madrugadores.

Esta técnica consiste en aprovechar esas horas del día donde tenemos menos energía y los estudios demuestran que somos más negativos, para estimar el tiempo necesario.

4. Pon en práctica el cono de la incertidumbre

Esta técnica es una herramienta de gestión de proyectos que permite trabajar las estimaciones por rangos. Se basa en el supuesto de que al empezar no se tiene la información necesaria para saber cuánto se va a tardar. Por ello, si establecemos “a ojo” que se tardará 5 días en completar el trabajo, hay que crear un rango por abajo y por arriba de ese primer cálculo. Se dividirá por 4 (un 1 y 1/4) y se multiplicará por 4 (20 días).

El cono de la incertidumbre estipula que antes de iniciar este proyecto habría que estimarlo entre un día y cuarto y 20 días. Como lo habitual es establecer un plazo antes de iniciar, lo aconsejable es, si no es factible dar un rango, que te decantes por el cálculo más prudente – en este caso 20 días.

A medida que se va avanzando en el proyecto o que se ha hecho varias veces, se obtiene más información y se puede ir concretando mejor. Y a lo mejor en vez de multiplicar por 4 pasas a multiplicar por 2 o por 1,5.

5. Estimaciones de tres puntos

La estimación de tres puntos es otra técnica muy recurrida con la que se saca una media en función de tres escenarios diferentes. La versión optimista, la versión más probable y la pesimista.

La primera, visto que tendemos a ser optimistas en nuestros cálculos, correspondería a esa previsión inicial. La segunda, estaría basada en situaciones anteriores y la tercera equivaldría a un escenario donde surgen todos los imprevistos.

6. Calcula tu ratio de desviación en la gestión de proyectos y tareas

Tener un ratio propio de desviación es una herramienta muy potente que podrás utilizar en multitud de escenarios.

Para obtenerlo deberás coger una tarea, desglosarla en subtareas y estimar el tiempo que te llevará cada una de ellas. Con esto preparado, es el momento de realizar todos los puntos de la lista y calcular el tiempo real que has necesitado.

Te pongo un ejemplo concreto. ¿Cuánto tardo en preparar una clase?

Divide el total del tiempo real por el total del tiempo estimado y tendrás tu ratio propio de desviación. En este caso sería 7,55 / 5,5 = 1,4.

En cada ocasión que vayas a planificar plazos aplica este ratio al tiempo inicialmente previsto, lo que ayudará a corregir el exceso de optimismo.

Ten en cuenta que si te dedicas a negocios de servicios y quieres tener una finanzas saneadas, la estimación y posterior medición de los tiempos dedicados a cada proyecto es fundamental para medir la rentabilidad de cada una de las líneas de actividad.

También te será de ayuda trabajar con algún software de gestión de proyectos para emprendedores. hay opciones gratuitas muy completas para empezar.

Una buena gestión del tiempo es clave en cualquier negocio. Y aunque no seamos adivinos y caigamos en cierto exceso de optimismo natural, podemos trabajar y aplicar técnicas para mejorar las previsiones y evitar una mayor carga de trabajo, retrasos o clientes insatisfechos.

Prueba estas diferentes herramientas y cuéntame los resultados, ¿cuál te funciona mejor?

Contenido inspirado en “Why we’re bad at estimating Time (and What to Do About It), de Zapier.com

Imagen de Stories en Freepik.