6 programas de software de gestión de proyectos para emprendedores

Uno de los cambios tecnológicos más grandes de los últimos años ha sido el gran crecimiento y mejora de los programas de software de gestión de proyectos en la nube.

Sin ellos, sería mucho más difícil el teletrabajo, los equipos en remoto, montar una startup o ser nómada digital.

Realmente han cambiado la manera de trabajar y se han convertido en una herramienta más de nuestro día a día, que nos ayuda a organizarnos, comunicarnos y trabajar de forma más productiva, tanto en equipo como si estamos solos.

¿Todavía eres de los que piensan que los software de gestión de proyectos son solo para grandes empresas?.

Me gustaría conocer tu opinión tras leer este artículo. Porque hoy vamos a repasar a fondo los 6 programas de gestión de proyectos que recomiendo para freelance y pequeñas empresas tenemos a nuestro alcance y sus ventajas en el día a día de cualquier proyecto. 

Software de gestión de proyectos: una nueva forma de trabajar

Hay una realidad innegable: el entorno empresarial ha dado un gran vuelco para poder adaptarse a la nueva realidad socioeconómica y a la transformación digital. 

Hoy en día la dinámica laboral se ha vuelto mucho más flexible y la gestión de proyectos en la nube, el teletrabajo y la colaboración entre equipos son el pan de cada día de freelances, emprendedores y pymes.

Y sí, ha sido en buena parte gracias a los programas de software de gestión de proyectos, que surgieron hace años con las metodologías ágiles como Scrum y Kanban aplicadas a startups y al desarrollo de software.

Y que ahora se han extendido a casi todos los sectores y tipos de emprendedores.

Estos programas no solo están diseñados para adaptarse a las nuevas formas de trabajo, sino que también las impulsan, en una especie de retroalimentación.

Muchas personas los prueban por curiosidad y terminan “enganchándose” y organizando sus proyectos basándose en ellos. En cualquier caso, la tecnología deja de ser un mero accesorio y se convierte en una pieza clave para las empresas, facilitando su gestión y permitiéndoles ser más eficientes.

Y que, aunque este tipo de software lleva años con nosotros, está mejorando cada vez más y realmente nos permiten hacer cada vez más cosas, gracias por ejemplo a las integraciones con Google Drive, Slack, Toggl, Vimeo u otras aplicaciones.

Cómo te ayudan los programas de software de gestión de proyectos

Los software de gestión ofrecen ciertas ventajas para los freelances y emprendedores que deciden utilizarlos. Entre las más importantes están:

• Ahorro de tiempo: al permitir centralizar y administrar todas las áreas de un proyecto desde una misma aplicación, se evitan olvidos y se ordenan las tareas de forma lógica. Esto supone despejar la mente de recordatorios y dedicar menos tiempo a la planificación y más a la ejecución.
• Integración de equipos en remoto: no hay limitaciones en cuanto a la localización de los colaboradores, y personas de cualquier parte del mundo pueden trabajar sobre un mismo proyecto de forma conjunta. La comunicación, el intercambio de archivos y el feedback resultan tan efectivos como si todos estuviesen en el mismo lugar.
• Proyectos compartidos con clientes: muy útil cuando tienes que estar intercambiando información y tareas con el cliente, como ocurre en los proyectos de marketing online, desarrollo web o consultoría.
• Seguimiento objetivo: tener todo el proyecto desglosado en cada una de sus partes ayuda a ver los avances de manera clara. De esta manera es fácil detectar cuellos de botella e identificar las actividades o áreas en las que hay que poner mayor atención.
• Facilita tu liderazgo y el poder delegar: al mejorar tanto la planificación de tareas como su seguimiento, mejorarás tu capacidad de liderazgo y verás cómo aprender a delegar se convierte en algo mucho más sencillo, ya que cuando se coge velocidad de crucero, puedes saber exactamente qué está haciendo cada miembro de tu equipo en cada momento.
• Mejora continua de la productividad: a medida que los dominas y vas replicando proyecto y creando plantillas, cada vez resultan más útiles. Eso sí, tienes que superar la curva de aprendizaje, ¡ánimo con ella!.

Los 6 mejores software de gestión de proyectos para emprendedores

La oferta actual de software de gestión no deja de crecer, pero hay algunos que se mantienen entre las primeras opciones de freelances y microempresarios. Esta es mi selección en base a mi propia experiencia:

Trello

Ideal para iniciarse con este tipo de software de manera gratuita y mi recomendación nº 1 para freelance. Tiene una interfaz muy intuitiva basada en los tableros Kanban, que se componen de tarjetas correspondientes a las distintas tareas, y dispuestas en columnas. Cada tarjeta se mueve según el estado de la tarea (pendiente, en progreso o terminada), lo que permite conocer de un vistazo el flujo de trabajo.

La versión gratuita te permite crear hasta 10 tableros por espacio de trabajo, más que suficiente, y compartirlos con tu equipo o cliente, creando tareas, subtareas, estableciendo fechas topes y adjuntando información. Pruébalo, de verdad.

Todoist

Está enfocada en la planificación a través de listas, una manera de organizarse muy extendida, sencilla y que nos sigue gustando mucho. 

Su interfaz es bastante sencilla y muy atractiva, basada solo en escribir y tachar, por lo que resulta fácil de usar. Uno de sus aspectos más destacados es el llamado “karma”, un sistema que otorga puntos a medida que se cumplen las tareas o se mantiene una racha de tiempo. Esto ayuda a mantener la motivación y por eso muchos freelances lo usan para gestionar no solo proyectos profesionales, sino también personales, y así tener mayor productividad.

Notion

Es una de las opciones más completas y se configura según las necesidades de cada proyecto. Quizás lo que más destaca de Notion es su atractiva estética y que funciona muy bien para crear intranets y wikis internas en equipos de trabajo, por ejemplo para documentar el manual de operaciones y procedimientos, ya que permite integrar videos, imágenes y documentos de manera muy visual.

Hay plantillas predefinidas como listas de tareas, calendarios o cronogramas, pero también se pueden crear desde cero. De igual forma es posible añadir archivos multimedia y enlaces externos e internos, además de exportar los espacios de trabajo en varios formatos.

Asana

Quizás ha sido el referente bastante tiempo en cuanto a software de gestión de proyectos en la nube para pequeños equipos se refiere, incluyendo todas las funcionalidades y posibilidades que te quieras imaginar: listados de tareas en Kanban  personalizables o por calendario, plantillas de proyectos, integraciones para Slack, Toggl y otras aplicaciones, etc.

Y con el atractivo de que permite crear proyectos a los que acceden los miembros de forma personalizada.

Todas las tareas se pueden dividir en subtareas más pequeñas, además de asignar a los responsables y establecer fechas límite. También se pueden compartir documentos, dejar comentarios y hacer líneas cronológicas a través de las cuales se siguen las actividades en tiempo real.

Como inconvenientes, diría que sacarle todo el partido requiere un cierto tiempo de aprendizaje, ya que tiene una cierta complejidad. Y que es más caro que otros competidores.

Clickup

Muy similar a Asana en su funcionamiento, al que viene comiéndole el terreno, este software de gestión de proyectos es ideal para administrar el trabajo de equipos pequeños o medianos.

El líder de proyecto puede revisar la cantidad de tareas pendientes que tiene cada persona y el número de horas que ha trabajado, algo que es muy útil en el momento de delegar responsabilidades. Además, los espacios de trabajo, tareas o documentos se pueden compartir con terceros mediante una URL y sin necesidad de registro previo.

Aunque su interfaz es intuitiva, también requiere un cierto tiempo de aprendizaje para aprovechar funcionalidades avanzadas. Pero como ventaja es que su coste es inferior, por lo que es una gran opción si quieres empezar en serio con la gestión de proyectos en tu equipo.

Jira

Es un software de gestión de proyectos de forma local o en la nube. Al igual que Trello, funciona bajo la metodología Kanban, pero además de mostrar el flujo de trabajo a través de tarjetas permite generar gráficos e informes de resultados.

Jira también tiene funciones específicas destinadas a la resolución de fallos en programas informáticos. Por eso suele ser la opción predilecta de startups tecnológicas y freelances dedicados a la programación. 

Sin importar cuál sea la alternativa que elijas, un software de gestión de proyectos es una excelente  herramienta que ayuda a emprendedores y empresas a ser más eficientes en sus actividades.

No solo funcionan para distintas áreas del negocio, sino que son fáciles de implementar y utilizar.

Eso sí, antes de elegir es importante que tengas en cuenta las necesidades y preferencias de tu equipo, para asegurar que la curva de aprendizaje sea lo más corta posible y así podáis sacarle el máximo provecho.

Si tienes más pros y contras de las opciones que he comentado, te invito a dejarnos tus comentarios.