El tiempo es nuestra herramienta más valiosa. Y también una de las más complicadas de gestionar para emprendedores y autónomos. Tengas pyme o seas freelance.
Se termina la jornada y tienes esas sensaciones de “… no me ha cundido el día….”, “… no he parado en todo el día pero no he avanzado en lo que quería…” ¿Te suena?.
Porque nos tenemos que ocupar de todos los aspectos del negocio, porque parece que siempre estamos disponibles para nuestros clientes, por trabajar desde casa y por un millón de motivos más, el tiempo es uno de nuestros talones de Aquiles.
Y como nuestro tiempo es escaso, tenemos que protegerlo y aprender a gestionarlo de manera profesional, aplicando técnicas de productividad que son de gran ayuda para los emprendedores.
Por eso hoy quiero hablarte del time blocking, una manera muy efectiva de gestionar las horas de trabajo que a mí me ha dado excelentes resultados.
Verás que esto del time blocking parece muy sencillo, realmente es casi de sentido común. Pero cuidado, que una cosa es la teoría y otra aplicarlo realmente y convertirlo en un hábito de trabajo que te ayude a ser más productivo. Eso ya es más difícil.
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¿Qué Vamos a Ver?
¿Qué es el time blocking?
El time blocking es una forma de gestionar tu tiempo de trabajo en tu día a día.
Consiste en organizar tus horas en bloques, según los temas, como si de un horario académico se tratase.
La clave aquí está en definir previamente no solo lo qué vas a hacer, sino cuándo lo vas a hacer.
Este sistema tiene varias ventajas importantes:
- Permite estar más concentrado y ser más eficiente. El tener tu calendario dividido en bloques, te ayudará a enfocarte en una sola cosa, preferentemente las tareas importantes de fondo (marketing, planificación, formación), evitando que tu jornada se la traguen entre las tareas urgentes, las interrupciones y las tareas menores del día a día.
- Evita la temida procrastinación y permite amoldarse mejor a los recursos disponibles. Si tienes planeada una hora para prepararte una reunión, te ceñirás mejor a ese lapso de tiempo.
- Implica medir y controlar más tu trabajo. A veces ocurre que no sabemos calcular el esfuerzo y el tiempo que conlleva una tarea o proyecto. Este problema es muy común si estás empezando y el time blocking ayuda a definirlo de manera clara y precisa.
Hace unas semanas te contaba los principios psicológicos en los que se basan los disparadores mentales. Bien, pues uno de ellos, la coherencia, también se aplica a este sistema de organización.
Será más fácil que realices lo planificado si previamente lo has definido y planificado.
Consejos para aplicar el time blocking
Tiempo para planificar tu tiempo
Gestionar el tiempo es un aprendizaje. Es probable que al principio no te sientas del todo cómodo y que no sepas ajustar bien los plazos, pero es cuestión de practicar e ir mejorando.
Para eso, lo primero y principal es que dediques un espacio durante la semana para planificar. Por ejemplo, el lunes a primera hora.
Define las tareas, priorízalas y ponlas en los bloques de trabajo a realizar durante la semana. Luego cada día irás dedicando 10 o 15 minutos al final de la jornada a la revisión de las tareas del día y de la planificación semanal.
Es importante que, en la medida de lo posible, cumplas los bloques que te asignas. Puedes hacerte listas de tareas pendientes y establecer un intervalo para cada una de ellas.
Batching de tareas (Lotes de tareas)
Otra de las ideas interesante es la gestión por lotes o el batching de tareas. Esto es, agrupar las tareas según la similitud entre ellas y los recursos que necesitan.
Por ejemplo, serás más efectivo si dedicas un mismo momento a preparar todas las publicaciones del mes antes que hacer cada día una.
Así tendrás toda la información más fresca, agrupada y relacionada, sin olvidar que ahorrarás esos tiempos de búsqueda y apertura de documentos y los inevitables intervalos entre una tarea y otra.
Sé flexible y date un respiro
Permítete descansar. Y asigna tiempo también para recargar tus pilas, para ti y para tu familia.
Añade a tu calendario momentos en blanco y actividades como deporte y ejercicio, meditación, desconexión, etc, lo que además te ayudará a reforzar tu compromiso con ellas.
Esos espacios te darán la posibilidad de ser más flexible. Por un lado si te retrasas o si ocurre algún imprevisto podrás usarlos para ponerte al día y por otro lado, será una pequeña recompensa si lo llevas todo según lo planeado. Un descanso bien merecido.
Ejemplo de Time Blocking
Aquí puedes ver un ejemplo de una semana de mi calendario este mes de julio.
Algunas cuestiones relevantes al respecto:
- Tarea Importante de cada día: procura dedicar al menos dos horas cada día a una tarea de fondo, por ejemplo marketing o preparación de materiales. Preferentemente en horarios en los que rindas muy bien, mucha gente lo pone las 2 primeras horas de la mañana, yo prefiero a media mañana.
- No hace falte que detalles mini bloques de tiempo en los grandes bloques. Por ejemplo, acciones de marketing puede incluir planificar las redes sociales de la semana, gestión de anuncios y mejoras en el embudo.
- Reserva algunos bloques de tiempo para tu formación. Pueden ser cursos, webinars o lecturas de libros o artículos.
- Pon límites a los bloques relativos a la entrega de tus servicios. Como persona emprendedora, debes limitar el tiempo que dedicas a tareas urgentes y relacionadas con la entrega de tus servicios y la atención a clientes.
Herramientas de gestión del tiempo
Para poner en práctica el time blocking no necesitas ninguna herramienta específica más allá de las ideas que hemos visto.
Puedes hacerlo en un papel, en tu agenda o en el calendario que uses en tu ordenador (Google Calendar, Microsoft Office 365, Calendario iCloud de Apple o Outlook).
Pero para que esta técnica sea todavía más completa, puedes añadir a tus rutinas algún sistema de gestión del tiempo. Así tendrás una imagen muy completa de lo que tienes que hacer, de lo que has hecho y de tu organización de tareas.
Hay muchas aplicaciones de trackings o seguimiento de tiempo. Son muy útiles porque te permiten obtener una imagen general de cuánto tiempo le has dedicado a cada proyecto y subproyecto gracias a las gráficas y cifras que calcula.
Toggl es una de las más populares, intuitiva y muy visual. Si buscas una gratis, puedes probar Myhour que es algo menos visual pero igual de efectiva y completa.
La técnica Pomodoro es otra de las herramientas de gestión del tiempo más habituales: 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Es útil para dividir procesos en parcelas más pequeñas y calcular cada uno de los intervalos.
Optimizar tu tiempo no significa trabajar más horas, sino encontrar los mecanismos que te funcionen para poder sacarles el máximo partido hasta llegar incluso a reducirlas.
El time blocking es un recurso muy efectivo que te ayuda a estar concentrado, evitar las distracciones y priorizar lo importante. Mejorarás la gestión de tu día a día y eliminarás esa sensación de ocupado en mil cosas pero sin cerrar ninguna.
Es un tema especialmente relevante para emprendedores al frente de pymes, que trabajo a fondo en mis mentorías, por ejemplo en la mentoría Consolida para pymes y freelances.
Y para acabar, cuéntame: ¿Cuál es tu mayor dificultad para gestionar el tiempo? ¿Conocías este sistema de organización?
Imagen de Amanda Randolph en Pixabay]
