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Cómo contratar un freelance: pasos a dar y ventajas

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Contratar un freelance es la mejor manera de empezar a crear tu equipo, delegar ciertas tareas y organizar tu actividad o negocio de manera que no dependa tanto de ti y por fin puedas crecer.

Es un tema muy importante, tras trabajar con muchos emprendedores te diré que la creación de equipo (aunque sea mini-equipo con freelance a tiempo parcial) es uno de sus principales talones de aquiles.

Observo demasiada resistencia por miedo a invertir y por no saber delegar: si te suena lo de » … pierdo más tiempo revisando su trabajo que haciéndolo yo …», te lo tienes que mirar, lo digo en serio.

Cuando un negocio se consolida, con el tiempo, acaba teniendo trabajadores en plantilla. Pero hasta que te lo puedas permitir, contratar un freelance será tu opción nº1 debido a sus ventajas en flexibilidad y presupuesto.

Otra ventaja es la posibilidad del trabajo remoto que ha llegado de la mano de la transformación digital, lo que abre enormemente el abanico de candidatos.

Y es que cada día hay más profesionales que optan por ser freelance, deciden olvidarse de oficinas y jefes, y trabajan de forma independiente desde cualquier sitio para clientes de cualquier lugar del mundo.

Para que puedas empezar a sacarle el máximo partido a esta modalidad, te cuento cómo es el proceso para encontrar y contratar un buen freelance, además de las ventajas que puede tener para tu negocio.

5 Pasos para contratar un freelance

Contar con la ayuda de un freelance en cualquiera de tus proyectos es algo bastante sencillo. Te cuento los pasos a seguir para contratarlo:

1. Qué perfil de freelance necesitas

Tienes que definir qué tareas exactamente quieres externalizar y definir así el perfil que buscas y los requisitos.

Normalmente recomiendo a los emprendedores apoyarse en perfiles que se ocupen de tareas recurrentes, es decir, que se realizan todos los meses, como por ejemplo:

  • Community manager que gestione tus redes sociales.
  • Asistente virtual par atención al público, facturación, contabilidad, cobros y atención al cliente.
  • Videodoer que te ayude con la grabación y/o edición de video si lo usas en redes sociales.
  • Copywriter que te ayude con el blog, el newsletter y los guiones de los videos.
  • Técnico junior de marketing online, que concentre en una sola persona casi todas esas tareas. Te ayudará a simplificar y a fidelizar a esa persona con tu proyecto, al ofrecerle muchas más horas de trabajo.

Además hay otras actividades o proyectos puntuales como pueden ser las de desarrollo y diseño web o incluso un media buyer para tus campañas de publicidad online.

Como puedes ver, muchos de estos perfiles son especialistas que están a la última en su actividad y que manejan bien la tecnología. Por eso aparecen en esta selección de 46 profesiones con futuro para emprender.

2. Búsqueda

El siguiente paso para contratar a un freelance es salir a la búsqueda de esa persona que necesitas.

Te recomiendo tres vías:

  • Tu red de contactos pidiendo recomendaciones del perfil.
  • Buscar en LinkedIn, incluso phaciendo algunas publicaciones en tu feed.
  • Darte de alta en las plataformas especializadas para este fin. Fiverr, Upwork o Malt son algunas de las principales opciones, y merece la pena darte una vuelta por ellas.

En algunas de estas webs debes publicar una oferta con los detalles del proyecto que tienes en mente y sus requerimientos, para recibir propuestas de los interesados en trabajar contigo.

En otras podrás buscar a los profesionales según lo que necesites y ver su reputación y porfolio.

Después de esta búsqueda tendrás suficientes perfiles para hacer una primera criba y pasar al siguiente paso.

3. Selección y presupuestos

Una vez que tengas una preselección de las personas que más han encajado con tu proyecto, es momento de solicitar y comparar presupuestos. E incluso de hacer alguna entrevista.

No te voy a decir que el precio no sea importante, pero valora también otros factores como la experiencia, la reputación online, el tiempo de entrega y la disponibilidad.

Otro punto importante es la comunicación y el buen feeling, así que, de ser posible, ten una llamada o reunión virtual con los candidatos.

Realmente conviene hacer una entrevista de trabajo. Así podrás conocer un poco cómo piensan y cuál es su filosofía de trabajo, para tomar una decisión más acertada.

Y siempre que se pueda, recomiendo entrevistar al menos a tres candidatos para que el proceso de selección te aporte el mejor talento posible.

4. Negociación, cierre y contrato del freelance

Después de haber elegido a alguien, es momento de poner las cartas sobre la mesa y acordar cómo será vuestra dinámica de trabajo. Expón todas tus inquietudes y expectativas, y da las indicaciones para que el freelance se ponga manos a la obra.

Si trabajas con plataformas de freelance, te encontrarás ciertas limitaciones, es normal. Funcionan así para que no les haga el puente.

Cuando hayáis llegado a un acuerdo, deja todo por escrito en un contrato que regirá vuestra relación profesional. Así no quedarán dudas sobre las condiciones y será todo mucho más transparente.

En esta página puedes encontrar un modelo de contrato de prestación de servicios para contratar un freelance.

5. Onboarding y procedimientos

Para que la incorporación sea lo más fructífera posible, es importante que cuides el proceso de bienvenida, aterrizaje (onboarding) y formación inicial.

Piensa que cualquier colaborador necesitará unas semanas, o incluso varios meses para alcanzar el niveñ óptimo en su rendimiento. Y que ese periodo de tiempo dependerá en buena parte de disponer de un buen onboarding.

Además, puede ser el momento de empezar a crear un manual de operaciones con los procesos que va a desarrollar tu colaborador freelance, lo que ayudará a que delegues con total tranquilidad.

Ventajas de las plataformas especializadas de freelance

Una de las mejores maneras de conseguir un freelance es a través de los marketplaces o webs dedicadas a este fin.

Te cuento cuáles son sus ventajas y por qué estas plataformas son una opción muy interesante:

  • Puedes evaluar los perfiles, porfolios y recomendaciones de los candidatos.
  • Tu dinero está protegido, ya que la mayoría de estos sitios tiene un sistema de pagos que no libera los fondos hasta que el freelance haya cumplido con su trabajo.
  • Es seguro y privado, ya que no necesitas compartir información personal de ningún tipo.
  • Cuentas con soporte online para resolver cualquier inconveniente dentro de la plataforma o con el freelance.
  • En un mismo sitio tienes acceso a miles de perfiles de todas las áreas y en todo el mundo. Algunos de ellos en otros países con tarifas muy económicas.

Como inconvenientes hay que señalar:

  • No puedes realizar entrevistas.
  • Cierto encorsetamiento en la manera de presentar y organizar los proyectos.

¿Por qué contratar un freelance?

Aprender a delegar ciertas actividades de tu empresa en un freelance puede ser muy interesante en muchos sentidos. Te resumo:

Una visión más amplia

A diferencia de un empleado en nómina, que va adquiriendo experiencia poco a poco, los freelances participan en muchos proyectos distintos, incluso simultáneamente, y van sumando aprendizajes. Por eso pueden aportar mucho valor, nuevas ideas y una perspectiva distinta a tu proyecto, algo que no tendrías con un trabajador de plantilla.

Sin barreras geográficas

El trabajo remoto y la tecnología permiten que puedas contratar a personas de cualquier parte del mundo. Así se amplían tus opciones en cuanto a candidatos y te aseguras de elegir el perfil que mejor se adapte a lo que necesitas, sin importar donde esté.

Aumenta tu eficiencia y la de tu empresa

Cuando contratas a un freelance para una tarea en específico, evitas que tú o tus empleados perdáis tiempo y energía en cosas en las que no sois buenos o no tenéis suficiente experiencia. De esta forma cada cual se dedica a lo que mejor sabe hacer, lo que se traduce en mayor productividad y eficacia.

Sin compromisos a largo plazo

No tienes necesidad de establecer acuerdos por largos periodos de tiempo si no lo deseas o no lo necesitas. Puedes contratar a un freelance para un proyecto específico y, una vez terminado, prescindir de sus servicios.

Así solo tendrás que mantener en plantilla a aquellos trabajadores que realizan labores recurrentes o que no pueden externalizarse. Esto al final se traduce en un ahorro de costes.

Menos papeleo y trámites

Contratar a un freelance es mucho más fácil que a un empleado a tiempo completo.

No es solo porque todo el proceso se hace de forma digital, sino también porque no tienes que preocuparte de sus trámites con Hacienda o Seguridad Social. En ese aspecto ellos funcionan como una empresa y se encargan de sus compromisos fiscales de forma autónoma.

Eso sí, si vas a contratar con la administración pública y trabajas con freelance ubicados en España, te recomiendo cerciorarte de que están de alta en la Seguridad Social y Hacienda. Para ello, tendrás que pedirles los pertinentes certificados de estar al día con ambos organismos.

Trabajo enfocado a resultados

Los profesionales freelance trabajan tareas y objetivos, en lugar de hacerlo por horas o jornada. Esto te permitirá enfocarte en los resultados que esperas obtener, con independencia del tiempo de realización. De hecho, las fechas de entrega y deadlines suelen ser menores, ya que para ellos el tiempo es oro.

Contratar un freelance ya no es cosa de los más arriesgados o modernos, sino que cualquier persona emprendedora o empresa, por pequeña o sencilla que sea, puede beneficiarse.

 

Si ya has trabajado con freelances me encantaría que me contarás en los comentarios cómo ha sido la experiencia. Y si estás pensando hacerlo, te recomiendo que dejes de darle muchas vueltas y te lances. Estoy seguro de que sacarás mucho provecho.

 

Vector creado por Vecteezy en Freepik
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Javier Santos Pascualena

SOBRE EL AUTOR

Javier Santos Pascualena

Socio fundador y creador de Infoautónomos.com, web de servicios líder para autónomos.
Emprendedor en serie, Mentoring Negocios es mi quinta empresa.
Llevo 24 años apoyando a emprendedores y pymes como consultor, mentor, profesor y asesor.

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