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Contratar a tu primer empleado: tu mini yo

Contratar a tu primer empleado

Emprender está lleno de pequeñas y grandes decisiones. Uno de los puntos de inflexión, de esos hitos clave en el crecimiento de tu proyecto, es cuando decides contratar a tu primer empleado

Y eso es precisamente de lo que vamos a hablar hoy, de cómo saber cuándo es el momento, de cómo dar el paso, vencer el miedo y de por qué tener un «mini yo» es una gran apuesta.

Es un tema que casi nunca es sencillo de abordar y que está muy condicionado por las necesidades del negocio y la personalidad del emprendedor.

Hay quienes quieren tener una plantilla fija incluso antes de empezar y hay otros que, pese a que todas las señales luminosas estén encendidas, se niegan a soltar y a aprender a delegar

Por lo general, en mi recorrido como mentor y consultor, me he encontrado más con el segundo grupo.

Así que vamos a ir paso a paso a descifrar cuándo es hora de plantearse la contratación y tomar esa decisión que tu empresa necesita para crecer.

5 signos de que es hora de contratar a tu primer empleado

Estás en un punto donde ya tienes un negocio afianzado, que te da ingresos y te permite vivir de ello.

Si acabas de comenzar, te recomiendo que guardes este artículo y vuelvas a él en unos meses. Con esto no quiero decir que no haya casos donde necesitas empleados desde el momento en el que abres las puertas.

Pero, por lo general, cualquier profesional puede empezar un negocio por su cuenta en solitario y atender las diferentes necesidades del proyecto como la parte de venta, la administrativa, la parte operativa, y como mucho apoyarse en un especialista freelance para las redes o los embudos.

Cuando ya tienes esa fase más o menos asentada es cuando puedes notar algunas de las situaciones más comunes entre los emprendedores y autónomos que encienden las alarmas sobre la contratación.

¿Cuándo fue la última vez que tuviste vacaciones?

Si después de varios años trabajando en tu proyecto, le dedicas 10-12 horas diarias, trabajas los fines de semana y no recuerdas la última vez que cogiste vacaciones, es el momento de frenar y replantearse la situación.

Un negocio propio tiene que ser capaz de ofrecerte calidad de vida. Por supuesto que hay que trabajar, pero a veces nos metemos tanto en el bucle diario que se nos olvida detenernos y descansar.

No sabes lo bien que puede sentarte, bajar el ritmo o incluso parar. Si a día de hoy te es imposible hacerlo, puede ser una señal de que necesitas contratar a alguien.

Estás rechazando proyectos por falta de tiempo

Hay épocas en las que tienes tanto trabajo que te toca decir que no a ciertos proyectos o ampliar los plazos de entrega de manera que los clientes acaban diciéndote que no.

Piensa que conseguir un cliente nuevo cuesta mucho más que mantenerlo, así que es una señal de que puede ser el momento de buscar ayuda.

Tienes una situación económica estable

Conoces bien tu negocio, tienes tu cartera de clientes estable y sabes más o menos cómo fluye todo en función de las épocas.

Esa estabilidad te está dando una pista de que, tal vez, es el momento de dar un paso más. 

No creces

La otra cara de la moneda de la estabilidad es que no avanzas. Hace tiempo que te sientes estancado en el mismo punto.

Es posible que el trabajo diario te impida dedicarle horas para poner en marcha nuevas estrategias, acciones o ideas porque estás siempre apagando fuegos y realizando tareas urgentes del día a día.

Hay mucho trabajo pendiente

Empiezas a no gestionar de manera idónea la contabilidad del negocio, llegas tarde con los emails o a las consultas de tus clientes.

Si el trabajo te desborda, es momento de ponerle solución y la contratación puede ser una posibilidad.

Cómo empezar a delegar y contratar a tu primer empleado

Has llegado a la conclusión de que necesitas un poco de ayuda. No lo digo solo yo, las señales luminosas de tu propio negocio que están encendidas. ¿Y ahora qué?

Una vez superados los miedos del emprendedor y antes de lanzarte a la piscina, empieza por repasar estos cinco puntos que te ayudarán a poner un poco de orden y a tomar las primeras decisiones dirigidas a contratar a tu primer empleado.

Qué figura necesitas

Antes que nada, párate a definir qué necesita tu negocio para crecer. Es imprescindible que cuando vayas a empezar el proceso de selección, tengas claro qué habilidades, conocimientos, experiencia y perfil técnico necesitarías.

Si ya has contratado o colaborado con freelances puede ser más sencillo detectar esas necesidades. 

Saca calculadora y excel

Seamos prácticos, ¿puedes permitirte contratar a alguien? Para eso debes tener la contabilidad bien controlada. Saca los gastos, mira cuanto ahorro tiene el negocio y no te olvides de contar con tu sueldo en los cálculos. 

Bien, con esto sobre la mesa ¿te llega para pagarle a una persona todos los meses?

Ten en cuenta que el coste de un trabajador es bastante más alto que el importe de su nómina (gastos de gestoría, seguridad social, seguro, etc). Si los números no dan, tal vez tengas que plantearte otra figura como la del freelance o un colaborador puntual.

Estandariza todos los procesos

Haz un balance de todas las tareas del negocio, así como las que puedes y quieres delegar. Defínelas, clasifícalas y empieza a crear procedimientos que se recogerán en el manual de operaciones.

El objetivo es estandarizar las principales actividades para facilitar la entrada y ahorrar tiempo de formación en el momento de la contratación.

Proceso de selección y contratación

Da vértigo, ¿verdad? Tener que elegir a esa primera persona que va a representar a tu negocio de cara a los clientes, que va a gestionar las cuentas o que va a tener la responsabilidad de la página web.

Por supuesto, no es una decisión que se pueda tomar a la ligera, así que prepara bien la entrevista antes de hacerla, detalla toda la información en el anuncio de trabajo y toma notas para poder repasarlas una vez haya finalizado. 

Sofware de gestión

La organización y una comunicación fluida se vuelven vitales cuando dejas de estar solo en el equipo. Así que anticípate y prepara lo que será el espacio de trabajo.

No me estoy refiriendo a la oficina –que si el puesto es presencial, también– sino a la parte online. Repasa estos software de gestión de proyectos para emprendedores, elige el que mejor se adapte a tu flujo de trabajo y empieza a organizar las secciones o tableros.

Qué es un mini yo y por qué necesitas uno

Si pudieras multiplicarte para llegar a todo lo que tienes que hacer en tu negocio sería perfecto, ¿verdad?.

La clonación todavía es incierta, pero encontrar a ese “mini yo” que tu negocio necesita es mucho más sencillo

A la hora de querer contratar a tu primer empleado, esta figura es muy interesante ya que te permitirá ir delegando diferentes áreas de tu proyecto y formándola para que pueda tomar el mando cuando tú te vayas a esas merecidas vacaciones.

Eso no quiere decir que tenga que ser igual que tú, pero sí es importante que compartáis valores y filosofía de trabajo

El mini yo de un profesional freelance suele tener uno de los siguientes dos perfiles:

  • Asistente virtual que te ayuda con la administración, el soporte al cliente y quizás con las redes y la creación de contenidos.
  • Técnico junior que te ayuda con la entrega de los servicios o productos y quizás con las redes u la creación de contenidos.

Cuando el negocio crece y se convierte en una microempresa con varias personas en el equipo, te interesa que ese mini yo evolucione y sea una especie de prolongación tuya. O quizás tengas que encontrar un nuevo mini yo.

Porque será tu persona de confianza, quizás ese junior que ya conoce todas las áreas de la empresa y por quién apuestas como COO o si es muy crack y las cosas van muy bien, incluso CMO o o CEO, liberándote tú del día a día de la empresa.

Tomar la decisión de contratar a tu primer empleado no es sencilla, pero es una fase de cambio y crecimiento de la que deberías estar muy orgulloso.

Espero que estas pautas te ayuden a verlo todo con un poco más de perspectiva, a pensar en grande en tu negocio y a elegir al candidato idóneo para seguir avanzando.

Si te interesa una consultoría de organización y crecimiento de tu empresa, puedes solicitar una sesión gratuita de diagnóstico y valoramos retos el mejor camino para conseguirlo.

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Javier Santos Pascualena

SOBRE EL AUTOR

Javier Santos Pascualena

Socio fundador y creador de Infoautónomos.com, web de servicios líder para autónomos.
Emprendedor en serie, Mentoring Negocios es mi quinta empresa.
Llevo 24 años apoyando a emprendedores y pymes como consultor, mentor, profesor y asesor.

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