Un dossier de empresa es la carta de presentación de cualquier marca o negocio, y como bien se dice, la primera impresión cuenta.
Por eso, es necesario hacerlo con cuidado y estrategia, para que causar un primer impacto positivo. Incluso muy positivo.
Vamos a dar un repaso a qué es, lo que debe tener y algunos consejos para crear un dossier de empresa que enganche y seduzca a tus clientes potenciales.
¿Qué Vamos a Ver?
¿Qué es un dossier empresarial?
Un dossier empresarial o dossier de empresa es un documento que recoge de forma resumida y concisa la información más relevante de un negocio.
Los objetivos fundamentales del dossier de empresa o brochure, como también se le conoce, son:
- Presentar el negocio ofreciendo una visión general y atractiva de su filosofía, oferta y propuesta de valor.
- Informar, despertar interés y, en última instancia, vender.
Por eso, aunque se trate de un documento breve y que no ahonda en muchos detalles, es importante que refleje los puntos clave de la empresa y de lo que vendes de forma directa y profesional.
A tener en cuenta antes de crear un dossier de empresa
Aunque en todos los casos se busca ofrecer un primer acercamiento con la empresa, hay varios factores que hacen recomendable disponer de varias versiones, para ofrecer una mejor respuesta a cada destinatario y momento.
¿A quién se dirige el dossier?
Si bien el dossier es un documento de carácter general, hay que considerar a quién va dirigido para así dar más protagonismo a la información que más valora cada receptor.
No es lo mismo, por ejemplo, un dossier para un cliente potencial que uno para un inversionista o un nuevo empleado. O para un cliente potencial que acaba de conocernos que para uno que lleva meses suscrito a nuestra lista y acaba de ver un webinar de venta.
¿Qué quieres vender?
Los dossiers comerciales se emplean mucho por negocios y pymes de servicios B2B, cuyos clientes son otras empresas y profesionales.
También se emplean en algunos sectores B2C de productos de alto precio, como por ejemplo el sector inmobiliario o el de los infoproductos y la formación online.
En productos y servicios de mayor complejidad es normal que el dossier se extienda más en la parte relativa al producto y el método.
Por otra parte, cuando vendes servicios a medida mediante proyectos, el dossier se centrará más en la empresa ya que actuará como complemento del proyecto. O incluso se integrará en él.
El momento del dossier comercial
No es lo mismo un contacto frío, que no nos conoce de nada y no ha tenido ningún tipo de relación con nosotros, y que puede que no sea todavía consciente del tipo de solución que necesita, que un contacto que ya ha pasado por varias fases en nuestro embudo de marketing y tiene claro lo que necesita.
En este segundo caso el dossier puede ser una variante más orientada a ofrecer información detallada de un producto en concreto y a generar confianza, incluyendo un mayor número de testimonios y casos de éxitos.
Por otra parte, si el dossier se dirige a un contacto caliente, al que por ejemplo vamos a presentar una propuesta y que sabemos positivamente que nos conoce bastante bien, entonces puede ser interesante usar un dossier más corto, incluso de una sola página, para focalizar la atención en el proyecto.
Extensión del dossier
Lo recomendable en general, sobre todo en dossiers comerciales, es que el dossier de empresa se extienda entre 8 y 15 páginas. Debe ser un documento claro, directo y sintético, por lo que 15 páginas debieran ser más que suficientes.
Pero también te recomiendo crear una versión super abreviada en una única página. El dossier de una página puede ser un excelente complemento a tus presupuestos y propuestas, incluso integrarse con ellas, especialmente cuando detectas que tu cliente tiene muy poco tiempo o no es de leer mucho.
Lo que todo dossier de empresa debe tener
A pesar de que, según el caso, se deben resaltar ciertos puntos para adaptarse al destinatario, hay algunos elementos básicos que están presentes en cualquier dossier empresarial:
Información general de la empresa
Este es el primer aspecto que hay que incluir en el dossier de empresa. Los apartados habituales en esta sección introductoria suelen ser:
- Propuesta de valor: quiénes somos y a quiénes ayudamos.
- Origen y evolución: puedes hablar un poco de los inicios y de los hitos principales en la evolución de la marca y la empresa. También puedes mencionar la trayectoria de los fundadores o el CEO.
- Filosofía empresarial: aquí se hace mención a la misión, visión, valores: en qué cree la empresa, qué la impulsa y cómo es su manera de ver las cosas.
- Equipo: perfil y datos destacados del equipo o, en empresas más grandes, de sus miembros más relevantes. Por ejemplo, los directivos. Puede ser interesante darle un toque creativo, evitando el clásico curricular.
La oferta
Es momento de responder al qué. Qué hace la empresa, qué tiene para ofrecer y qué valor añade con eso.
Se trata de una descripción del producto o servicio, sus características, los beneficios e incluso el precio, si fuera posible.
También es importante destacar cómo esta oferta se diferencia de la competencia y cuáles son los elementos que la hacen única.
Si ofreces una amplia variedad o gama de servicios o productos, puedes incluir una página resumen muy visual incluyendo todos y luego profundizar en los 2 o 3 más relevantes y demandados.
Testimonios, resultados y casos de éxito
Más allá de lo que diga un documento sobre la empresa, importan los hechos y lo que opinen otros sobre ella.
Por eso, en el dossier se deben incluir testimonios de clientes, proveedores, empleados y cualquier otra persona con quién se haya establecido un vínculo profesional. Esto servirá para dar credibilidad, afianzar la reputación de la compañía y reforzar la autoridad.
En cuanto a los resultados, se trata de tomar algunos casos de éxito que sirvan como referencia para reforzar la confianza de la otra parte. Tienes muchas opciones, puede ser una breve reseña que incluya cifras, imágenes o cualquier muestra del trabajo realizado hasta el momento. O un pequeño portfolio.
Información de contacto
La última página de cualquier dossier de empresa debe incluir todos los datos necesarios para contactar en el futuro, de modo que el cliente sepa cómo llegar a ella en caso de querer hacerlo. Aquí no se nos puede olvidar la dirección, números de teléfono, correos, redes sociales y sitio web.
6 consejos extra para crear un dossier de empresa que venda
Hacer un dossier no es una tarea demasiado complicada, pero tampoco debemos tomarla a la ligera.
Lo ideal es contar con ayuda de un profesional, ya que es necesario tener cierta experiencia, tanto en la parte de redacción como en el diseño, aunque gracias a herramientas como
Aun así, recogemos algunos consejos que pueden servir de ayuda para crear un dossier de empresa atractivo.
- Hablar claro, directo y sin adornos: el lenguaje empleado debe reflejar la personalidad de la empresa, pero de manera sencilla y sin palabras rebuscadas o términos técnicos que compliquen la lectura. Evita también los párrafos demasiado extensos para no abrumar al cliente y conseguir que mantenga su atención. Lo bueno si breve dos veces bueno.
- Usar elementos gráficos: incluir imágenes, infografías, tablas y esquemas hará que el documento sea mucho más atractivo, además de facilitar la lectura y captar mejor la atención. Lo aconsejable es intercalar todos estos elementos con el texto para equilibrarlo y hacerlo más fluido. Las plantillas que puedes encontrar en Canva te pueden resultar muy útiles.
- Ofrecer cifras y datos: los números ayudarán a dar una idea más concreta de ciertos aspectos de la empresa. Se puede resaltar el total de clientes atendidos, los años de actividad o la tasa de permanencia de los clientes. Eso sí, no se debe abusar y llenar una página con cifras, sino usar solo y destacar las que tengan relevancia para el lector.
- Integrar la identidad visual corporativa: es importante que se reflejen los colores, tipografía y estilos que caracterizan a la empresa. Así se transmitirá la imagen de marca y ayudará a que el cliente asocie y se familiarice con ella.
- Cuidar las formas: en un dossier empresarial importa tanto lo que se dice como la forma en que se dice. El diseño debe ser cuidado, los párrafos ordenados y los elementos gráficos bien integrados. Tampoco hay que descuidar el uso de negritas, textos resaltados y colores en contraste para distinguir los puntos más relevantes.
- Alinearlo con el argumentario de ventas: si trabajas con venta telefónica o por videoconferencia, es conveniente preparar tu dossier a la par que tu argumentario de venta, para que estén perfectamente sincronizados.
Sin lugar a dudas, crear un dossier de empresa es una tarea que no debes pasar por alto al diseñar las estrategias de difusión.
No solo es una manera rápida y eficiente de presentar el negocio, sino que muchas veces suele ser el primer elemento tangible que tendrán los clientes de tu marca, y a partir del cual inician la conversación que se transforma en ventas.
¿Tienes bien atado tu dossier de empresa?
