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Cómo la IA va a cambiar Microsoft Office y Google Workspace

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La IA generativa está dando mucho de qué hablar, y la verdad es que, nos guste o no, aportará cambios radicales en nuestra forma de trabajar.

Tanto Microsoft como Google ya han lanzado versiones beta de sus integraciones de IA en sus plataformas Microsoft 365 y Google Workspace. Estas tienen el objetivo de optimizar nuestras labores cotidianas, incrementar nuestra eficacia y disponer de mayor tiempo para actividades creativas y estratégicas en el trabajo.

Con la introducción del modelo de lenguaje de última generación ChatGPT-4, las aplicaciones de oficina podrán generar texto basado en instrucciones en lenguaje natural, sugerir respuestas para correos electrónicos, analizar datos y traducir texto, entre otras sorprendentes funciones. 

En pocas palabras, estas nuevas tecnologías traerán mejoras importantes en varios aspectos:

  • Escribir, responder, resumir y priorizar correos electrónicos.
  • Redactar y revisar documentos.
  • Crear imágenes, gráficos, audio y vídeo, de forma automática, para presentaciones.
  • Procesar datos de manera intuitiva para analizarlos y resumirlos en informes.
  • Capturar y sintetizar la información más relevante de videoconferencias para optimizar las reuniones.
  • Facilitar el flujo de trabajo en las conversaciones de chat.

Aunque las nuevas integraciones todavía están en fase beta, ya se han presentado todas las novedades que cambiarán por completo el uso de Microsoft y Google. ¿Curioso por conocer lo que nos espera? Aquí te lo explico en detalle.

Transformando Microsoft 365 con IA: llega Copilot

Todo indica que la implementación de la IA en Microsoft a través de la herramienta Copilot va a revolucionar nuestro sistema de trabajo.

Esta integración estará pronto presente en Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y Power Platform de Microsoft 365. 

Copilot se presentará en forma de chatbot en la barra de herramientas, lo que facilitará de manera intuitiva la edición y creación de contenido en todas las aplicaciones.

Veamos entonces cómo cambiará nuestra experiencia en el entorno de Microsoft 365.

Outlook

La IA permitirá organizar los correos electrónicos de manera eficiente, resumir hilos de conversación y responder rápidamente con sugerencias personalizadas. Incluso se podrán programar reuniones y reservar salas solicitándolo al asistente virtual.

Word

Con Copilot se podrán crear, editar y resumir documentos con facilidad. Solo con dar alguna indicación específica dentro del documento en pocos segundos tendrás listo un texto completo, se trate de un informe, un artículo o de una propuesta comercial.

Lo interesante es que será capaz de recopilar los datos directamente desde cualquier documento interno de Microsoft, como, por ejemplo, los apuntes de un cliente guardados en One Notes. 

Word

Excel

A través de la integración de IA se podrán hacer preguntas en lenguaje natural y obtener respuestas intuitivas basadas en los datos evidenciados, sin necesidad de saber fórmulas complicadas.

Así, serás capaz de identificar tendencias y generar resúmenes visuales impactantes de forma más rápida.

PowerPoint

Copilot será capaz de convertir documentos en diapositivas completas, ajustar el diseño e integrar las presentaciones con animaciones, siempre a través de comandos sencillos.

Además, también podrá ofrecer sugerencias para mejorar el ritmo y el contenido durante la presentación.

Teams

En el ámbito de las reuniones de Teams, se prevén importantes mejoras en la organización de las discusiones, permitiendo resumir los puntos clave y proporcionar respuestas, sin interrumpir la conversación. Esto permitirá optimizar la colaboración y un uso más efectivo de los chats

Power Platform

Esta plataforma permitirá crear aplicaciones personalizadas, automatizar procesos, analizar datos y crear chatbots, sin necesidad de ser un experto en programación. De esta forma se podrá simplificar el flujo de tareas y procesos de forma sencilla e intuitiva. 

Platform2

Copilot Semantic Index

A través de un trabajo conjunto entre el Sistema Copilot y el Grafo de Microsoft tendrás a disposición un mapa inteligente de los datos de tu empresa y de tus usuarios. Esto te ayudará a encontrar la información que necesites de manera más eficiente y precisa. 

Novedades en Google Workspace con Duet AI

Pasemos ahora a Google, que también ha comenzado a introducir mejoras en sus aplicaciones de trabajo impulsadas por la IA generativa, a través de la herramienta Duet AI

Estas mejoras se lanzarán inicialmente a través de un programa piloto para los usuarios en Estados Unidos.

Solo después de las iteraciones y adaptaciones necesarias estarán disponibles de forma más amplia, para consumidores, empresas e instituciones educativas, en múltiples países y en diferentes idiomas.

De todas formas, su uso será siempre opcional, al igual que en el caso de Microsoft: Duet AI se comportará como un asistente interno a cada documento, con el que será posible chatear para pedir acciones. Los usuarios podrán aceptar, editar y cambiar las sugerencias de la IA según su preferencia.

Analicemos las novedades en el ámbito de trabajo de Google Workspace:

Gmail

Para Gmail se prevé la incorporación de dos funciones principales: Smart Compose y Smart Reply.  Las dos herramientas ofrecen sugerencias de frases completas, la primera mientras escribes un correo, la segunda en el caso de tener que responder a un mensaje recibido. En ambas situaciones se podrán ajustar el tono y el estilo del texto. 

La integración con Duet AI permitirá, además, resumir correos y escanear fácilmente la información para resaltar los datos más relevantes.

Google Docs

Con la integración de la IA generativa en Google Docs, se agilizarán enormemente los procesos de redacción y de síntesis de un documento, a través de resúmenes automatizados y sugerencias de completamiento de frase con la función “Help me write”.

También está previsto ampliar la posibilidad de hacer resúmenes a Spaces, lo que te permitirá ponerte al día rápidamente en un entorno de trabajo colaborativo.

Google Meet

Para fomentar la participación y la efectividad de las reuniones, se introducirá la transcripción automatizada de las videollamadas. Esto permitirá a los que no asisten mantenerse informados y a los participantes consultar fácilmente las discusiones cuando lo necesiten.

También se está trabajando para hacer que las reuniones sean más inmersivas para facilitar el enfoque.

Por lo que se refiere a la calidad de la imagen y del sonido, habrá algunas importantes mejoras:

  • Con la función Portrait Light, se utilizará la IA de Google para mejorar la calidad del vídeo, incluso en condiciones de poca iluminación o con una cámara web de baja calidad. 
  • Con la eliminación de la reverberación se podrán filtrar los ecos, para una calidad de audio similar a la de una sala de conferencias

Google Slides

La integración de Duet AI en Google Slides, permitirá crear diapositivas originales a partir de un texto dado, de manera rápida y sencilla, incluyendo gráficos, imágenes y animaciones.

Google Slides 2

Google Sheets

Aquí la AI ayudará en la clasificación automatizada de datos y en la creación de planes personalizados, que comprendan funciones, fórmulas y formatos específicos, para organizar y analizar mejor tus datos.

En conclusión, estas implementaciones prometen mejorar significativamente la calidad de las herramientas que hemos empleado hasta ahora, así como agilizar procesos y aumentar la productividad

Personalmente, tengo mucha curiosidad por probar estas nuevas funcionalidades, y creo que tendrán un impacto positivo en nuestra forma de trabajar y comunicarnos.

Pero, para esto, es importante mantenerse siempre al día y estar dispuestos a seguir aprendiendo. Yo seguiré por aquí, informándote con las últimas novedades y avances en el mundo del emprendimiento y de los negocios, así que, si tienes cualquier consulta, ¡no dudes en escribirme!

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Javier Santos Pascualena

SOBRE EL AUTOR

Javier Santos Pascualena

Socio fundador y creador de Infoautónomos.com, web de servicios líder para autónomos.
Emprendedor en serie, Mentoring Negocios es mi quinta empresa.
Llevo 24 años apoyando a emprendedores y pymes como consultor, mentor, profesor y asesor.

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