Comunicación asíncrona en el trabajo remoto de pymes y freelances

La buena comunicación asincrónica es fundamental en los equipos en remoto eficaces. Te lo dice alguien que lleva más de 10 años teletrabajando.

La idea de que hay que compartir el mismo espacio físico en un momento determinado para lograr una comunicación laboral efectiva es cosa del pasado.

Quedó enterrada con el auge del trabajo remoto y las posibilidades de interacción online y trabajo en equipo que nos ofrece esta era de transformación digital. 

En ese contexto, la comunicación asíncrona se ha vuelto algo cotidiano para pymes y freelances. Pero, ¿qué quiere decir asíncrona?. menudo palabro, ¿No?. Bueno, es sencillo, digamos que es comunicación diferida, luego te lo explico.

Y es que en este artículo vamos a ahondar en las posibilidades que ofrece esta forma de contacto que rompe con muchos patrones y plantea una alternativa que, bien utilizada, puede ser muy interesante. Vamos a ello.

¿Qué es la comunicación asíncrona y por qué es fundamental?

La comunicación asíncrona es aquella que no se realiza en tiempo real, sino que existen lapsos entre el envío, la recepción y la respuesta a un mensaje. La podemos definir por tanto como comunicación diferida o no simultánea.

Por contraposición, es algo que no ocurre, por ejemplo, en una conversación en persona o una videollamada.

La característica más importante de este tipo de comunicación es que tanto el emisor como  el receptor son conscientes de la asincronía. Así, ni el primero espera una respuesta inmediata, ni el segundo siente presión por darla.

Esto resulta algo muy positivo en el contexto del trabajo a distancia, pues impide las interrupciones durante las horas de mayor productividad, y las respuestas se dan únicamente cuando es oportuno.

Tradicionalmente la comunicación asíncrona se viene realizando por email o whatsapp. Con el problema de que se trata de canales intrusivos, adictivos y que tienden a reducir la productividad.

Yo mismo confieso que durante años escribía emails demasiado largos y vivía pendiente de la bandeja de entrada.

Luego están los controvertidos audios de whatsapp, que son efectivos pero quizás no se trata del canal más adecuado cuando la gente se enrrolla.

Por eso es recomendable trabajar con las herramientas que vamos a ver después, diseñadas para favorecer y mejorar esa comunicación asíncrona en entornos de trabajo.

Los retos de la comunicación en el trabajo remoto

Trabajar con equipos de forma remota puede tener muchas ventajas. Rompe barreras geográficas y permite que cada miembro se adapte al proyecto desde su propia realidad.

Sin embargo, la comunicación en estos casos plantea algunos desafíos importantes:

• Adaptación tecnológica: aunque hay una gran oferta de herramientas en el mercado para la comunicación remota, no todos los trabajadores saben usarlas, o al menos, no lo hacen de manera eficiente. Por esto, deben pasar por un proceso de formación y adaptación para integrarlas en su día a día y sacarles el mayor partido posible.
• Disponibilidad, flujo de información y malentendidos: si no hay una gestión adecuada, la información dada a posteriori tiende a distorsionarse y generar malentendidos. Esto puede afectar al desarrollo de los proyectos cuando el avance se hace de forma lineal.
• Pérdida de riqueza comunicativa: al no intervenir en muchos casos el lenguaje no verbal ni la posibilidad de un diálogo rápido y fluido.

Lo normal es combinar la comunicación asíncrona con las reuniones de equipo. Y aquí surge el debate de la periodicidad, para no pasarse si quedarse corto.

Rara vez se alcanza un consenso sobre la frecuencia de reuniones o encuentros virtuales. Mientras hay quienes sienten que ocurren muy poco y es necesario un contacto más frecuente para mantener la motivación e implicación, otros pueden abrumarse y sentir que pierden un tiempo valioso.

Cada líder de equipo tendrá que analizar las necesidades comunicativas de los miembros de su equipo y establecer el ritmo de reuniones que normalmente suelen ser:

• Una reunión semanal de todo el equipo para planificación y seguimiento.
• Reuniones adicionales de algunos miembros del equipo entre si para profundizar en determinadas tareas y proyectos.
• En algunas empresas y sobre todo con nuevas incorporaciones, encuentros diarios de 15 a 30 minutos para seguimiento rápido o para un momento de descanso y distensión tipo café virtual, dónde no se hable de trabajo (difícil pero necesario).

Los equipos en remoto de freelance y pymes

No hablo de un gran equipo, a lo mejor en tu caso simplemente tienes a un par de colaboradores freelance en remoto. Por ejemplo un community manager y un asistente virtual.

En este otro artículo ya te hablé de las ventajas y cómo contratar a un freelance para empezar a tener equipo y delegar.

Algo que con el crecimiento que ha tenido el trabajo remoto en los últimos años resulta ahora mucho más fácil y sencillo. Con la posibilidad de acceder a muchísimos más profesionales de diversos países.

En fin, que el crecimiento del trabajo en remoto ha sido espectacular y ha llegado para quedarse.

De hecho, el confinamiento hizo que muchas startups comenzaran de forma 100% remota, y que empresas existentes que adoptaron el teletrabajo lo sigan manteniendo o apuesten por un modelo mixto presencial-remoto, incluso después de que hayan acabado las restricciones. Así es, por ejemplo, como decidimos hacerlo en el caso de Infoautónomos. 

Incluso, hay cada vez más equipos híbridos donde algunos miembros trabajan a distancia. Se ve mucho en perfiles digitales como programadores o profesionales del marketing que cubren ciertas necesidades del autónomo o la pyme de manera remota. 

Herramientas para aplicar la comunicación asíncrona al trabajo remoto

De todo lo dicho surge la necesidad de encontrar instrumentos que permitan gestionar el trabajo remoto, en especial lo relacionado con la comunicación. 

Aunque muchas personas creen que todo se limita a reuniones diarias de Zoom o Google Meets, la realidad es que ese modelo ha demostrado ser ineficiente.

Hoy en día, el reto es encontrar una metodología flexible que combine las reuniones esenciales con sistemas de comunicación asincrónica que permitan a cada cual conectarse cuando mejor le resulte y adaptarse a su ritmo de trabajo.

Mencionamos algunas herramientas para cada área de la gestión:

• Canales de comunicación

Hace ya años que el email está en el punto de mira y viene siendo sustituido por entornos de trabajo y comunicación configurables, diseñados para ser el punto de encuentro de los equipos.

Alternativas como Slack, Discord o Microsoft Teams permiten crear canales de comunicación para proyectos, compartir ficheros e información y llevar un seguimiento de las intervenciones de todos los miembros sobre un determinado tema. 

Esto es importante para no saturar el correo electrónico con asuntos poco relevantes, sin dejar de mantenerse al día con las actualizaciones.

Y respecto a Whatsapp, en las pymes se suele tener más claro y como mucho suele haber un grupo de todo el equipo para temas más generalistas o alertas. Y luego subgrupos privados de miembros del equipo. Pero no como vía fundamental de comunicación.

Eso sí, en los freelance si veo más tendencia a usarlo para todo. Y creo que hay que tener cuidado porque para mucha gente es un canal personal. Y si estás en un sector B2B, para determinados clientes puede resultar intrusivo.

• Comunicación por video y Audio

En cuanto al formato del mensaje, aunque casi siempre se da por sentado que sea texto, es recomendable explorar otras opciones como vídeos o audios.

No solo son más dinámicos e interactivos, sino que permiten dar una mayor cantidad de información en menos tiempo, y por eso las grandes soluciones de comunicación y gestión de proyectos los han ido incluyendo dentro de su soporte. 

En cuanto al video, las notas de video con herramientas como Loom o Vidyard son muy útiles para reforzar presentaciones de venta o hacer aclaraciones a otros miembros del equipo.

• Archivos compartidos

Los repositorios de documentos son esenciales para evitar crear copias innecesarias y perder el hilo de las ediciones debido al cambio de manos.

Entre los más usados están Google Drive, Microsoft 365, Dropbox y Airtable, que permiten que varias personas colaboren en tiempo real sobre un mismo archivo, lo que agiliza mucho el proceso y enriquece el resultado del trabajo.

• Gestión de proyectos

Se trata del eje central del trabajo remoto por lo que es necesario encontrar una solución que se adapte a la dinámica interna. Ya te hablé de las principales soluciones en este artículo de hace dos semanas sobre software de gestión de proyectos.

Entre los más destacados están Notion, que es completamente programable y ofrece multitud de funcionalidades muy visuales, Trello, basada en la metodología de los tableros Kanban e idóneo para iniciarse (y gratuito), o Asana y Clickup, que son los grandes referentes en software de gestión de proyectos un poco más complejos.

Una apuesta interesante es conectar cada uno de estos elementos para centralizar todas las aristas de la comunicación asíncrona. Por ejemplo, Notion se puede enlazar con Google Drive y Slack, de manera que proyecto, comunicación y documentos se usen en una misma plataforma.

Sin hacer mucho ruido, la comunicación asíncrona se ha vuelto parte de nuestra vida cotidiana, pero cuando se trata de pymes y freelances, lo mejor es no dejarlo al azar y aprovecharla al máximo.

Eso sí, hay que tener presente que todo esto implica un proceso de adaptación, tanto en la forma de comunicación en sí misma, como en el cambio de hábitos necesarios para aplicar las herramientas.

Con todo lo que te he contado, ¿ya sabes cómo utilizas la comunicación asíncrona en tu día a día y qué deberías mejorar?