Ultima actualización: 14 octubre, 2024
La IA generativa está dando mucho de qué hablar, y la verdad es que, nos guste o no, está aportando cambios radicales en nuestra forma de trabajar.
Tanto Microsoft como Google ya han lanzado diversas versiones de sus integraciones de IA para sus plataformas Microsoft 365 y Google Workspace con el objetivo de optimizar nuestras labores cotidianas, incrementar nuestra eficacia y disponer de mayor tiempo para actividades creativas y estratégicas en el trabajo.
Cada uno de los dos gigantes cuenta ya con su propio modelo de IA, en el caso de Microsoft, Copilot IA, basado en ChatGPT y en el de Google, Gemini IA basado en desarrollo propio.
Con ellos, las aplicaciones de oficina más extendidas pueden generar texto basado en instrucciones en lenguaje natural, sugerir respuestas para correos electrónicos, analizar datos y traducir texto, entre otras sorprendentes y bienvenidas funciones.
En pocas palabras, estas nuevas tecnologías traen mejoras importantes en varios aspectos:
- Escribir, responder, resumir y priorizar correos electrónicos.
- Redactar y revisar documentos.
- Crear imágenes, gráficos, audio y vídeo, de forma automática, para presentaciones.
- Procesar datos de manera intuitiva para analizarlos y resumirlos en informes.
- Capturar y sintetizar la información más relevante de videoconferencias para optimizar las reuniones.
- Facilitar el flujo de trabajo en las conversaciones de chat.
Aunque las nuevas integraciones todavía están en una primera fase, ya están disponibles estas novedades que cambiarán por completo el uso de Microsoft y Google. ¿Curioso por conocer lo que puedes hacer con ellas?. Aquí te lo explico en detalle.
Transformando Microsoft 365 con IA: llega Copilot
Todo indica que la implementación de la IA en Microsoft a través de la herramienta Copilot va a revolucionar nuestro sistema de trabajo.
Esta integración ya está accesible y presente presente en Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y Power Platform de Microsoft 365 con el pago de un bonus adicional de 22 euros al mes por usuario. Hay una versión gratuita pero está más orientada a Bing y Edge.
Copilot se presenta en forma de chatbot en la barra de herramientas, lo que facilita de manera intuitiva la edición y creación de contenido en todas las aplicaciones.
Veamos entonces cómo cambia nuestra experiencia en el entorno de Microsoft 365.
Outlook
La IA permite organizar los correos electrónicos de manera eficiente, con el tono que deseas, resumir hilos de conversación y responder rápidamente con sugerencias personalizadas. Incluso se pueden programar reuniones y reservar salas solicitándolo al asistente virtual.
Word
Con Copilot se pueden crear, editar y resumir documentos con facilidad. Solo con dar alguna indicación específica dentro del documento en pocos segundos tendrás listo un texto completo, se trate de un informe, un artículo o de una propuesta comercial.
Lo interesante es que sea capaz de recopilar los datos directamente desde cualquier documento interno de Microsoft, como, por ejemplo, los apuntes de un cliente guardados en OneNote.
Por cierto, Copilot también se integra en OneNote lo que sirve para resumir y organizar tus notas e incluso darles forma de pequeños proyectos o listados de tareas.
Excel
A través de la integración de IA se pueden hacer preguntas en lenguaje natural y obtener respuestas intuitivas basadas en los datos evidenciados, sin necesidad de saber fórmulas complicadas, ya que Copilot se encarga de generar las fórmulas.
Así, serás capaz de identificar tendencias y generar resúmenes visuales impactantes de forma más rápida. Eso sí, de momento está en fase beta y sólo en inglés.
PowerPoint
Copilot es capaz de convertir documentos en diapositivas completas, ajustar el diseño e integrar las presentaciones con animaciones, siempre a través de comandos sencillos.
Además, también puede ofrecer sugerencias para mejorar el ritmo y el contenido durante la presentación.
Teams
En el ámbito de las reuniones de Teams, aporta importantes mejoras en la organización de las discusiones, permitiendo resumir los puntos clave y proporcionar respuestas, sin interrumpir la conversación. Esto permite optimizar la colaboración y un uso más efectivo de los chats
Power Apps
Esta plataforma, pensada para desarrolladores y creadores de aplicaciones, permite crear aplicaciones personalizadas, automatizar procesos, analizar datos y crear chatbots, sin necesidad de ser un experto en programación. De esta forma se puede simplificar el flujo de tareas y procesos de forma sencilla e intuitiva.
Copilot Semantic Index
A través de un trabajo conjunto entre el Sistema Copilot y Microsoft Graph puedes tener a tu disposición un mapa inteligente de los datos de tu empresa y de tus usuarios. Esto te ayudará a encontrar la información que necesites de manera más eficiente y precisa.
Novedades en Google Workspace con Gemini AI
Pasemos ahora a Google, que también viene introduciendo mejoras en sus aplicaciones de trabajo impulsadas por la IA generativa a través de la herramienta Gemini AI, que sustituyó a sus primeros modelos de IA, Bard y Duet AI.
Estas mejoras ya están disponibles en la mayoría de países. Eso sí, el coste de agregar Gemini AI a tu Google Workspace es de 19,20 euros al mes por usuario.
Su uso es por tanto opcional y de pago y, al igual que en el caso de Microsoft, Gemini AI se comporta como un asistente interno a cada documento, con el que es posible chatear para pedir acciones.
La verdad es que Google está haciendo una publicidad bastante intensiva de Gemini. Habrá que vigilar sus avances.
Mientras tanto analicemos las novedades que aporta en el ámbito de trabajo de Google Workspace:
Gmail
Para Gmail se incorporan dos funciones principales: Smart Compose y Smart Reply. Las dos herramientas ofrecen sugerencias de frases completas, la primera mientras escribes un correo, la segunda en el caso de tener que responder a un mensaje recibido. En ambas situaciones se puede ajustar el tono y el estilo del texto.
La integración con Gemini AI permite, además, resumir correos, chats y escanear fácilmente la información para resaltar los datos más relevantes.
Google Docs
Con la integración de la IA generativa en Google Docs, se agilizarán enormemente los procesos de redacción y de síntesis de un documento, a través de resúmenes automatizados y sugerencias de completamiento de frase con la función “Help me write”.
También puedes hacer traducciones y está prevista la funcionalidad de hacer resúmenes a Spaces, lo que te permitirá ponerte al día rápidamente en un entorno de trabajo colaborativo.
Google Meet
Para fomentar la participación y la efectividad de las reuniones, está disponible la transcripción automatizada de las videollamadas. Esto permite a los que no asisten mantenerse informados y a los participantes consultar fácilmente las discusiones o un resumen de las mismas cuando lo necesiten.
También se está trabajando para hacer que las reuniones sean más inmersivas para facilitar el enfoque de la IA y hay una funcionalidad para personalizar tu fondo de pantalla con IA.
Por lo que se refiere a la calidad de la imagen y del sonido, habrá algunas importantes mejoras:
- Con la función Portrait Light, se utilizará la IA de Google para mejorar la calidad del vídeo, incluso en condiciones de poca iluminación o con una cámara web de baja calidad.
- Con la eliminación de la reverberación se podrán filtrar los ecos, para una calidad de audio similar a la de una sala de conferencias
Google Slides
La integración de Gemini AI en Google Slides, permitirá crear diapositivas originales a partir de un texto dado, de manera rápida y sencilla, incluyendo gráficos, imágenes y animaciones.
Está claro que la IA generativa ofrece muchas posibilidades para los departamentos y profesionales de marketing y ventas, como analizo en este otro artículo sobre aplicaciones de IA en el marketing online.
Google Sheets
Aquí la IA te ayuda en la clasificación automatizada de datos con funciones, fórmulas y formatos específicos en base a sencillos prompts que te ayudarán a analizar mejor tus datos.
Además sirve para crear rápidamente proyectos y planes de trabajo personalizados, con un listado de tareas, fechas, hitos y responsabilidades que te ayude a organizar mejor tu negocio.
Como es lógico, para sacar el mejor partido a la integración de la IA en Office y Workspace es conveniente un dominio al menos medio de la ingeniería de prompts para empresas y emprendedores.
En conclusión, estas implementaciones están mejorando significativamente la calidad de las herramientas que hemos empleado hasta ahora, ayudándonos a agilizar procesos y ser más productivos.
Personalmente, estoy disfrutando mucho probando estas nuevas funcionalidades, y creo que tendrán un impacto positivo en nuestra forma de trabajar y comunicarnos.
Pero, para esto, es importante mantenerse siempre al día y estar dispuestos a seguir aprendiendo sobre IA, por ejemplo sobre algo tan útil como las extensiones de Chat GPT para Chrome o las posibilidades de la publicidad online con IA en Google y Meta.
Yo seguiré por aquí, informándote con las últimas novedades y avances en el mundo del emprendimiento y de los negocios, así que, si tienes cualquier consulta, ¡no dudes en escribirme!.
Y si necesitas apoyo profesional para impulsar tu negocio o emprendimiento te invito a conocer nuestros programas de mentoring y solicitar una sesión gratuita de diagnóstico:
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