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Lo que he aprendido en 10 años de teletrabajo. No al pijama y a la nevera

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En estos tiempos de confusión y miedo al puñetero coronavirus, el teletrabajo está experimentando el mayor crecimiento de su historia.

Seguro que si estos días estás teletrabajando por primera vez (o casi), la situación te está resultando extraña. A la vez novedosa y desconcertante. Es normal.

Yo estoy muy acostumbrado, llevo 10 años de teletrabajo, en 3 empresas diferentes, con equipos de 5, 8 o hasta 15 personas. Y los últimos meses como freelance. Y mi mujer también teletrabaja.

Y sabes, no es tan fácil como parece. Sobre todo, tienes que cuidar que no repercuta negativamente a nivel familiar.  Y luego, que no se resientan ni tu productividad ni tu alegría. Pero tiene sus ventajas, claro está.

Aquí tienes mis aprendizajes, espero que alguno te ayude a sentirte productivo y a gusto lo más rápido posible. Los he dividido en los 6 ámbitos que puedes ver en este índice:

Crea hábitos y rutinas como si trabajases en una oficina

Esto es lo más importante de todo. Trata de reproducir en la medida de lo posible como sería tu día si trabajases fuera.

Y tienes que evitar procastinar con constantes viajes a la nevera, con tareas domésticas o preparando la comida a deshoras.

  • Rutina matinal: ducha, un buen desayuno que te cargue las pilas hasta mediodía y al tajo. Si eres de los que meditan y/o salen a correr por la mañana, estupendo, tu salud y tu energía lo agradecerán.
  • Vístete bien: vale, un poco más cómodo y casero, pero presentable, a la larga esto es importante para no tener sensación de auto abandono y te va a hacer sentir mejor.

Además, piensa que en cualquier momento puedes tener que dar la cara en una reunión online.

  • Horarios de entrada y salida: como trabajador esto es más fácil, tienes un horario que cumplir que te fija la empresa.

Pero como emprendedor se complica, es fácil fijar el horario de entrada, no tanto el de salida. Y si comes a las 14,30 y tienes que prepararte la comida tienes que cortar antes, el rato necesario para no sucumbir a comer malamente.

  • Pausas de 5 minutos: las habituales, yo no soy de café a media mañana, me vale con levantarme de la silla 5 minutos cada hora u hora y media para estirarme y caminar un poco, reponer agua e ir al baño.

Aquí es dónde tienes que tener más cuidado para evitar la nevera y los kilos de más. Un buen desayuno será tu aliado.

Si tu jornada tiene mañanas largas, puede estar bien que a mitad de mañana hagas una pausa más larga, de 15 o 20 minutos, para un café o para poner una lavadora, sacar al perro o salir a por el pan. O atender a tus hijos en estos días de confinamiento.

  • No trabajar el fin de semana: para mí esto es algo sagrado, necesitamos descansar y desconectar. Cierto que a veces hago algunas excepciones (algún curso de formación, alguna urgencia), pero entonces trato de compensarme ese tiempo durante la semana.

Un espacio aislado y adecuado

  • Una habitación de trabajo: lo ideal obviamente es tener un cuarto de trabajo con buena iluminación, una mesa suficiente, una buena pantalla y dónde una puerta te separe del resto de la casa y la familia. Es preferible un rincón de un dormitorio que un espacio común de la familia. Y si no hay puerta, un biombo o una cortina.

El salón es un espacio común, por tanto debe ser una opción secundaria. En estos tiempos de confinamiento tal vez sea tu única opción y si además tienes niños pequeños, entonces va a ser complicado, simplemente haz lo que puedas.

  • Una buena conexión de fibra: especialmente para videoconferencias necesitas tener ancho de banda suficiente. La opción más barata del mercado no será la mejor para teletrabajar.

Siete herramientas para trabajar en remoto

Hay dos herramientas indispensables: un software para reuniones online y Google drive.

Para comunicarte con tu equipo puedes usar las apps de ordenador de whatsapp o Telegram u optar por Slack. Para enviar ficheros pesados Wetransfer.

También son muy recomendables, alguna solución de gestión de proyectos u organización de tareas, y una para hacer capturas de pantalla.

  • Software para reuniones online: mi favorito es Zoom, con la cuenta gratuita puedes salir del aislamiento y tener reuniones 1 a 1 sin límite de tiempo y de hasta 40 minutos con 3 personas. Y pagando 14 euros al mes, sin límites. Si tienes una pyme es lo mínimo que necesitas.

Otra buena opción es la cuenta gratuita de Whereby, para reuniones de hasta 4 participantes. Y luego hay otras opciones en el mercado, desde las gratuitas como Skype hasta Google Meet – Hangouts y los planes de pago de Slack o Microsoft Teams.

  • Google Drive – Gsuite: su sistema de ficheros y carpetas compartidas es estupendo para el trabajo de un equipo en remoto. La versión gratuita está bien para empezar y para freelance aunque si necesitas más espacio de almacenamiento o quieres optimizar el funcionamiento de tu equipo, lo recomendable es tener al menos la cuenta básica de pago en Gsuite, a 4,68 euros por usuario y mes.
  • Apps para ordenador de Whatsapp y Telegram: si usas estas aplicaciones para comunicarte con tu equipo, instala las aplicaciones de ordenador para ser más productivo.
  • Wetransfer: para enviar ficheros grandes, como por ejemplo videos. La cuenta gratuita es suficiente.
  • Software de gestión de proyectos: indicado sobre todo para equipos trabajando a distancia, cada vez hay más alternativas en el mercado.

Para mi Trello sigue siendo una buena forma de empezar por su sencillez. Para proyectos más complejos, Clickup tiene una gran relación precio, más asequible que Asana, el referente del mercado.

Y la lista la puedes completar con opciones como Monday, Todoist o Jira.

  • Loom: te permite grabar fácilmente una navegación en tu ordenador. Muchas veces es la manera más efectiva de explicar algo a un compañero. O de plantearle una duda.
  • Slack: una buena solución de comunicación para pymes y equipos de freelance que colaboren en proyectos. Permite sustituir el correo electrónico y organizar la información de otra manera, en base a hilos de chats y conversaciones. Con el plan gratuito se pueden hacer bastantes cosas.

Romper la soledad y sonreír a otros

Trabajar solo supone un aislamiento social. Pero somos animales sociales. Echamos de menos el contacto, el roce.

Te sugiero un par de cosas que te ayudarán a sentirte acompañado y algún consejo para tus reuniones online.

  • Cafés virtuales: breves reuniones online de 15 minutos, para hacer un descanso y tomarse un café juntos, charlando como lo haríais en la sala del café. Ayuda a fortalecer el equipo  de trabajo. Lo recomiendo al menos dos o tres veces por semana.

 Si eres freelance aprovéchalos para hacer networking con colaboradores y otros profesionales.

  • Hilo de humor y anécdotas: un grupo de whatsapp o un canal de slack específico para memes, chistes, gifs, anécdotas y hacer reír al equipo. Si estás como freelance valora crear uno con otros freelance que conoces.
  • Reuniones de equipo eficaces: al menos una reunión semanal por departamento dónde se organice y revise todo el plan semanal de trabajo. Las herramientas de gestión de proyectos y Google Suite ayudan mucho a hacerlas productivas, asignando tareas y prioridades.
  • Contacto diario: evitando la reunionitis, a nivel de departamento muchas veces puede ser conveniente fijar una breve reunión de 15 minutos al principio del día, por ejemplo a las 9,30, para repasar la situación y detectar a tiempo problemas.
  • Reuniones 1 a 1: para determinadas tareas a lo mejor son necesarias reuniones específicas en profundidad. Por ejemplo para explicar nuevas tareas, aclarar malentendidos o resolver conflictos, mucho mejor hablarlo cuanto antes que usar el email.

Cuidar la productividad

  •  Protegerte de los ladrones de tiempo: sobre todo las distracciones de las redes sociales y de los canales de Whatsapp, Telegram o Slack.

Mi consejo es que solo los consultes y atiendas en determinados momentos del día. Y que no interrumpas a tus compañeros todo el rato. Las herramientas como Slack permiten que el resto del equipo vea cuando estás disponible y cuando no.

También es importante que tu familia sepa cuando estás trabajando y lo respete. Ya se que es muy difícil con niños pequeños en estos momentos de confinamiento, ¡ánimo!.

Concilia y no dejes que el teletrabajo lo invada todo

Esta es la parte más difícil como emprendedor. Yo reconozco que no lo he hecho muy bien. Pero he ido aprendiendo. Si fallas aquí tu pareja y tu familia se van a resentir. Y tú después, claro. Es lo más importante así que concilia.

  • Ordenador apagado y en su sitio: ni se te ocurra moverlo, cuando termines lo apagas y lo olvidas.
  • Móvil igual: vale, el móvil va contigo, pero no atiendas llamadas de trabajo fuera del cuarto de trabajo y desactiva las notificaciones de las apps relacionadas con el trabajo fuera de tu horario y en fines de semana. Y mucho cuidado con las redes sociales que ahí se mezcla todo.
  • 10 minutos de descompresión al final de tu jornada: yo este error lo he cometido mucho, pasar en pocos segundos de estar hiperconcentrado en una tarea a estar con la familia … pero tu cabeza no ha llegado todavía.

Necesitas una transición, la que harías en el tiempo que te lleva volver a casa de trabajar. Aquí te saltas ese tiempo así que procura que los últimos 10 minutos de tu jornada sean ligeros y te ayuden a desconectar hasta el día siguiente o sal 15 minutos a la calle a hacer la compra, correr o caminar.

  • Respeta tus horarios y los de tu familia: fundamental si quieres conciliar, que tu familia conozca tus horarios y que se ajusten a los del funcionamiento del hogar. Y a los turnos de las tareas domésticas. ¡Y que reserves tiempo de calidad para tu familia y amigos!.

Bueno, me ha salido un post largo, espero que te haya podido ayudar. ¡Mucho ánimo y fuerza en estos días difíciles de confinamiento y teletrabajo!

Y ya veremos después, sospecho que a más de uno y de dos le va a costar volver a la oficina 😊
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Javier Santos Pascualena

SOBRE EL AUTOR

Javier Santos Pascualena

Socio fundador y creador de Infoautónomos.com, web de servicios líder para autónomos.
Emprendedor en serie, Mentoring Negocios es mi quinta empresa.
Llevo 24 años apoyando a emprendedores y pymes como consultor, mentor, profesor y asesor.

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